Monev RB Penataan Tata Laksana TW IV 2018
Matriks Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Lingkungan BPOM | ||||||||||
Mengacu Pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019 dan Keputusan Kepala BPOM No. HK.04.1.24.08.15.4097 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi BPOM Tahun 2015-2019 | ||||||||||
Sasaran Reformasi Birokrasi | Area Perubahan | Program | Hasil yang Diharapkan | Ukuran Keberhasilan | Monitoring dan Evaluasi Kegiatan Triwulan IV Tahun 2018 | Timeline | PIC | |||
Kegiatan Triwulan IV Tahun 2018 (berdasarkan roadmap) | Pencapaian/ Kemajuan Pelaksanaan RB Triwulan IV Tahun 2018 | Kendala/ Hambatan | Rencana Aksi Untuk Mengatasi Kendala/ Hambatan | |||||||
Birokrasi yang efektif dan efisien | Tata laksana | E. Penguatan Tata laksana | Meningkatnya penerapan sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, cepat, terukur sederhana, transparan, partisipatif, dan berbasis e-Government | Seluruh Organisasi BPOM menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 secara konsisten | Penerapan SOP oleh seluruh unit organisasi | Penerapan SOP oleh seluruh unit organisasi dibuktikan dengan perolehan sertifikat ISO 9001:2015 terhadap: a) BPOM sebagai entitas. b) 28 (dua puluh delapan) Unit Kerja Pusat. c) 32 (tiga puluh dua) UPT Balai Besar/Balai POM. pada tanggal 12 Desember 2018 dari PT TUV SUD Indonesia berlaku dari tanggal 12 Desember 2018 s.d. 17 November 2021. | Biro Hukum dan Organisasi | |||
Evaluasi terhadap efisiensi dan efektivitas peta proses bisnis dan SOP secara berkala. | 1. Laporan Hasil Audit Internal BPOM Tahun 2018. 2. Laporan Hasil Audit Eksternal Unit Kerja Tahun 2018. 3. Notulen Tinjauan Manajemen BPOM Tahun 2018. | Biro Hukum dan Organisasi | ||||||||
Surveilan QMS ISO 9001:2015 | Telah dilakukan Sertifikasi terhadap 5 (lima) Unit Kerja Baru, yaitu Biro Humas dan DSP, Biro Kerja Sama, Direktorat Pengamanan, Direktorat Intelijen Obat dan Makanan,dan PPSDM serta Resertifikasi terhadap Manajemen BPOM, 23 (dua puluh tiga) Unit Kerja Pusat, dan 32 (tiga puluh dua) Balai Besar/Balai POM. Resertifikasi dilaksanakan dari tanggal 8 Oktober s.d. 23 November 2018 oleh Auditor Eksternal. | Biro Hukum dan Organisasi | ||||||||
Indeks e-Government | E-Registrasi (continuous improvement) | Telah dilakukan pengembangan aplikasi new aero: 1. Layanan permohonan variasi, renewal, dan penapisan 2. Telah dikembangkan fitur tandatangan elektronik (TTE) 3. Pilot project dengan sistem OSS | Ka BPOM belum memiliki sertifikat elektronik (TTE) | Pengajuan permohonan sertifikat elektronik (TTE) kepada BSrE (Badan Sertifikat Elektronik) | Pusdatin | |||||
Notifikasi Kosmetik (continuous improvement) | Telah dilakukan integrasi 2D Barcode dengan Notifikasi Kosmetik | - | - | Pusdatin | ||||||
E-payment Sertifikasi GMP | Telah dilakukan integrasi e-payment dengan e-sertifikasi | - | - | Pusdatin | ||||||
Pengembangan SKE Obat | 1. Melakukan koordinasi dengan Dit. Registrasi Obat terkait kebutuhan pengembangan SKE Obat 2. Review kesesuaian sistem e-CPP (Certificate of Pharmaceutical Product) terhadap e-BPOM | Proses penerbitan Surat keterangan Ekspor Obat sudah terakomodir di e-CPP sehingga untuk penggabungan ke e-BPOM membutuhkan koordinasi yang intens dengan Dit. Registrasi Obat, pengembang dan eksportir | Sementara masih menggunakan e-CPP | Tahun 2019 | Pusdatin | |||||
Sertifikasi (Continuous improvement) | 1. Telah terelektronisasi permohonan CPOB, CPOTB, CPKB, dan CPPOB 2. Telah terintegrasi dengan sistem OSS | OSS masih terus dikembangkan | Berkoordinasi dengan tim OSS di BKPM | Pusdatin | ||||||
“Cloud Computing” | Implementasi cloud computing dilakukan dalam bentuk virtualisasi server, maupun penyimpanan file secara online | Integrasi server yang ada dengan storage baru masih terbatas | Integrasi server yang ada dengan storage baru secara menyeluruh diprioritaskan untuk aplikasi layanan publik | Tahun 2019 | Pusdatin | |||||
“No one leave behind” | Penambahan jaringan LAN baru di Pusat terkait relokasi pegawai, penyiapan email corporate untuk seluruh pegawai BPOM | Implementasi email resmi BPOM untuk seluruh pegawai : belum semua pegawia menggunakan email resmi untuk kedinasan, masih ada kendala pengiriman dan penerimaan email karena spam email akibat blasting email dari notifikasi aplikasi | - Penjajakan platform baru melalui Sistem Komunikasi Aman (PACE-Pesan Aman Cepat Efektif) untuk mengurangi notiifkasi email pada aplikasi sehingga mengurangi kendala spam email resmi BPOM - Sosialisasi penggunaaan email remsi BPOM di Pusat dan UPT BPOM | Tahun 2019 | Pusdatin | |||||
Meningkatnya penerapan keterbukaan informasi publik | Ditindaklanjutinya permintaan informasi publik sesuai time line | Penerapan kebijakan keterbukaan informasi publik (kemudahan akses seluruh informasi publik BPOM) | pada periode Januari-Desember 2018, ULPK Badan POM dan Contact Center telah melakukan layanan informasi publik sebanyak 22.258 layanan, dengn media akses layanan: email 3095 layanan datang langsung 229 layanan telepon 15761 layanan surat 2 layanan SMS 2665 layanan media sosial 450 layanan mobile 3 layanan aplikasi lainnya 53 layanan seluruh layanan telah selesai ditindaklanjuti | tidak ada (terlaksana) | Biro Humas dan DSP | |||||
Monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik dilakukan secara berkala | - Pada 10 Oktober 2018 dilakukan penilaian keterbukaan informasi publik Badan POM oleh KIP, dengan nilai hasil monev yaitu 80,33 (Menuju Informatif 80 – 89,9), terdapat peningkatan bila dibandingkan dengan capaian tahun 2017 termasuk dalam kategori 'cukup informatif' (60-79,9) '- Pada tanggal 23 November 2018 telah dilaksanakan Rapat Koordinasi Nasional Keterbukaan Informasi Publik | Penerapan keterbukaan informasi publik masih harus ditingkatkan hingga mencapai kategori informatif, melalui peningkatan pada setiap indikator monev yaitu: 1. Pengembangan website 2. Pengumuman informasi 3. Penyediaan Informasi 4.Pelayanan Informasi | pelaksanaan roadmap keterbukaan informasi publik di Badan POM, Yaitu 1) Sosialisasi SubsiteBB/BPOM 2) Penyerahan Akun admin SubsiteBB/BPOM 3) Up load Konten Subsite BB/BPOM 4) Updating konten subsite BB/B POM (rutin) 5) Monev konten subsite BB/BPOM 6) Penilaian Subsite BB/BPOM | 1). Desember 2018 2) 25 Januari 2019 3) 28 Jan- 28 Feb 2019 4) Feb - Des 2019 5) Mei 2019 6) Desember 2019 | 1) Pusdatin 2)Pusdatin 3) BB/BPOM 4) BB/BPOM 5) Biro Humas dan DSP 6) Biro Humas dan DSP | |||||
Meningkatnya penerapan sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik | Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa secara transparan dan akuntabel melalui layanan LPSE | Peningkatan kualitas software dan hardware untuk menunjang pelaksanaan pengadaan secara elektronik | Telah dilakukan updating SPSE versi 4.3 yang mengakomodir lelang cepat | Pengguna belum memahami penggunaan aplikasi SPSE 4.3 | Melakukan sosialisasi aplikasi SPSE versi 4.3 | Januari 2019 | Pusdatin | |||
Meningkatnya penerapan manajemen kearsipan yang handal | Akreditasi Unit Kearsipan di BPOM Pusat dan Daerah | Monitoring dan evaluasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif di unit kerja | Dilakukan pembinaan SDM Kearsipan pada bulan September 2018 | Waktu pelaksanaan hanya 1 hari karena keterbatasan anggaran | Akan dilakukan cakupan yang lebih besar pada tahun 2019 | 2019 | Biro Umum dan SDM | |||
Pengembangan sistem kearsipan e-archives | Sistem kearsipan menggunakan sistem dari ANRI yaitu Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) | Belum dilakukan System Integration Test (SIT) dengan User Acceptance Test (UAT) | Akan dilakukan koordinasi dengan Pusdatin | Februari 2019 | Biro Umum dan SDM | |||||
Pelaksanaan pemusnahan arsip di seluruh unit kerja sesuai JRA | Telah dilakukan pemusnahan arsip BBPOM di Denpasar, BBPOM di Mataram, dan 5 (lima) Unit Kerja Pusat tanggal 30 November 2018 | - | - | Biro Umum dan SDM | ||||||
Penyelamatan arsip organisasi dan arsip vital BPOM | Melaksanakan alih media arsip vital (arsip vital Biro Umum seperti sertifikat tanah dengan bangunan) | Kinerja alat alih media masih terbatas | Berkoordinasi dengan Pusdatin (Perpustakaan) | Februari 2019 | Biro Umum dan SDM | |||||
Meningkatnya penerapan manajemen kearsipan yang handal | Akreditasi Unit Kearsipan di BPOM Pusat dan Daerah | Penyerahan arsip statis ke ANRI | Belum dilaksanakan | Unit pengolah arsip statis belum siap | Akan dilaksanakan pada Rakernas BPOM | Maret 2019 | Biro Umum dan SDM |