Home » Monev » Tata Laksana » Monev Rb Penataan Tata Laksana Tw Iii 2018

Monev RB Penataan Tata Laksana TW III 2018

Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Lingkungan BPOM Triwulan III
Mengacu Peraturan Menteri PANRB Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019 dan
Keputusan Kepala BPOM Nomor HK.04.1.24.08.15.4097 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi BPOM Tahun 2015-2019
         
Sasaran Reformasi BirokrasiArea PerubahanProgramHasil yang DiharapkanUkuran KeberhasilanMonitoring dan evaluasi Kegiatan Triwulan III Tahun 2018
Kegiatan Tahun 2018 (berdasarkan roadmap)Pencapaian/Kemajuan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (RB)
Triwulan III Tahun 2018
Kendala/HambatanRencana Aksi Untuk Mengatasi Kendala/Hambatan
Birokrasi yang efektif dan efisienTata LaksanaPenguatan Tata LaksanaMeningkatnya penerapan sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, cepat, terukur sederhana, transparan, partisipatif, dan berbasis e-GovernmentSeluruh Organisasi BPOM menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 secara konsistenPenerapan SOP oleh seluruh unit organisasiPenerapan SOP oleh seluruh unit organisasi BPOM sesuai Keputusan Kepala BPOM Nomor HK.04.01.1.223.06.18.3195 Tahun 2018 tanggal 22 Juni 2018 tentang Penerapan Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) ISO 9001:2015 BPOM, Diktum Pertama bahwa seluruh Unit Kerja di lingkungan BPOM wajib menerapkan QMS ISO 9001:2015 BPOM.Daftar SOP Mikro yang telah dibuat oleh Unit Kerja Pusat dan Balai Besar/Balai POM saat ini belum dikumpulkan ke Biro Hukum dan Organisasi.Mengirimkan surat permintaan daftar SOP Mikro ke Unit Kerja Pusat dan Balai Besar/Balai POM.
Evaluasi terhadap efisiensi dan efektivitas peta proses bisnis dan SOP secara berkala dan tindaklanjutnya
- Audit Mutu Internal
- Tindakan perbaikan dan manajemen risiko
- Tinjauan Manajemen 
1. BPOM telah melakukan evaluasi terhadap efisiensi dan efektifitas peta proses bisnis dan SOP  secara berkala.
2. Audit Mutu Internal:
a) Diseminasi Pra Audit Internal ISO 9001:2015 pada 30 Juli 2018 diikuti oleh Auditor Internal Unit Kerja Pusat dan Balai.
b) Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015 oleh Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia (PPSDM) pada minggu IV Juli s.d. minggu I Agustus 2018 (3 batch).
c) Audit Mutu Internal Unit Kerja dan Tindakan perbaikan dan manajemen risiko dilaksanakan Agustus s.d. Oktober 2018.
3. Tinjauan Manajemen Unit Kerja dilaksanakan Agustus s.d. Oktober 2018.
1. Kurang tepatnya auditor internal dalam menetapkan status hasil temuan.
2. Kurangnya komitmen Pimpinan Unit Kerja dalam mengikutsertakan auditor dalam pelatihan auditor internal ISO 9001:2015.
3. Kurangnya komitmen beberapa auditor dan auditan dalam pelaksanaan audit sehingga menghambat penyusunan laporan audit internal BPOM yang tepat waktu.
4. Kurang Pemahaman Auditor Internal dan Manajemen Representatif Unit Kerja tentang Manajemen Risiko.
1. Pengawalan, monitoring dan evaluasi implementasi manajemen risiko dari lini pertama (Manajemen Representatif), lini kedua (Auditor Internal), dan lini ketiga (APIP).
2. Peningkatan Kompetensi dan Fungsi Three Lines of Defence dalam Implementasi Manajemen Risiko yang Terintegrasi dengan ISO 9001:2015 pada tanggal 7 – 10 November 2018.
Pelaksanaan audit mutu internal dengan sistem antar Unit Kerja Pusat.
     Surveilan QMS ISO 9001:20151. Penyusunan dan Pembahasan dokumen seleksi umum (KAK dan Kontrak) Resertifikasi ISO 9001:2015.
2. Telah dilakukan seleksi umum pemilihan penyedia jasa Resertifikasi QMS ISO 9001:2015 BPOM sesuai revisi DIPA berdasarkan perubahan OTK (Agustus s.d September).
  
 
    Indeks e-GovernmentE-Registrasi (continuous improvement)E-registrasi Pangan:
1. Telah dikembangkan fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) untuk pendaftaran Bahan Tambahan Pangan (BTP)
2. Telah dikembangkan modul untuk persyaratan KMI/JECFA
3. Telah dikembangkan
self assestment untuk Pagan Olahan Tertentu terhadap 4 juknis penilaian, Cemaran kimia untuk BTP campuran dan BTP perisa (Ajudan)

e-Registrasi untuk Obat Tradisional (ASROT):
1. Telah dikembangkan fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) untuk pendaftaran ekspor baru dan
lowrisk
2. Telah dikembangkan modul pendaftaran ekspor baru
3. Telah dikembangkan modul pendaftaran  OT
lowrisk
4. Telah dilakukan sosialisasi Rancangan Perka terkait
Track and Trace (TTAC) dengan pelaku usaha pada tanggal 6 Juli 2018
5. Telah dilakukan asistensi untuk pemegang sertifikat (Deputi 2) pada tanggal 26 Juli 2018
Belum diimplementasikannya TTE Untuk ASROTMengadakan pertemuan dengan unit terkait untuk pembahasan pelaksanaan implementasi dan sosialisasi
     Notifikasi Kosmetik (continuous improvement)Telah dilakukan pembahasan integrasi 2D Barcode pada tanggal 2 Juli 2018Kesiapan aplikasi Melakukan pembahasan internal unit teknis dan pusdatin
     E-payment Sertifikasi GMP- Telah dilakukan koordinasi dengan unit teknis terkait akses integrasi epayment -Modul Penerimaan Negara Generasi 2 (MPNG2) KemenkeuIntegrasi dengan epayment - MPNG2 masih berprosesakan dilakukan implementasi dan sosialisasi pada pelaku usaha
     Pengembangan SKE Pangan - Disosialisasikan kepada unit teknis terkait dan Balai Besar/Balai POM
'- Penerbitan SKE online untuk produk pangan dengan tanda tangan elektronik TTE. Implementasi terbatas 10 Perusahaan.
kesiapan aplikasi dan pelaku usaha untuk implementasi- Penyempurnaan aplikasi
'- sosialisasi dan advokasi kepada pelaku usaha
     Sertifikasi (continuous improvement)- Disosialisasikan kepada unit teknis terkait dan Balai Besar/Balai POM
'- Penerbitan SKE online untuk produk pangan dengan tanda tangan elektronik TTE. Implementasi terbatas 10 Perusahaan.
- Adanya perubahan SOTK baru sehingga bisnis proses dan elemen data mengalami perubahanMembangun sistem sertifikasi sesuai dengan SOTK baru
     “Cloud Computing”Implementasi cloud computing dilakukan dalam bentuk virtualisasi server, maupun penyimpanan file secara onlineMasih kurang kapasitas penyimpanan file dan back up database dan aplikasiPengadaan storage server dan instalasi dilakukan pad aTW IV
     “No one leave behind”Penambahan jaringan LAN baru di Pusat terkait relokasi pegawai, penyiapan email corporate untuk seluruh pegawai BPOMSudah dilakukan pemasangan jaringan LAN relokasi pegawai di Gedung F, implementasi email masih ada kendala spamMonev implementasi email
Birokrasi yang efektif dan efisienTata LaksanaPenguatan Tata LaksanaMeningkatnya penerapan keterbukaan informasi publikDitindaklanjutinya permintaan informasi publik sesuai time linePenerapan kebijakan keterbukaan informasi publik (kemudahan akses seluruh informasi publik BPOM)Pada periode Juli - September 2018 (triwulan III Tahun 2018),   telah dilakukan layanan informasi melalui ULPK Pusat, Contact CenterHaloBPOM 1500533, Saluran PPID dan LAPOR!SP4Nsebanyak 5466 layanan, dengan media akses sebagai berikut:
1. Telepon: 4159 layanan informasi
2. Email: 651 layanan informasi
3. SMS: 467 layanan informasi
4. Media Sosial: 58 layanan informasi
5. Datang Langsung: 27 layanan informasi
5. Media lainnya (surat, fax, aplikasi HaloBPOM Mobile, kotak saran, Aplikasi lainnya): 8 layanan informasi
--
     Monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik dilakukan secara berkala1. Verifikasi secara harian terhadap layanan informasi melalui aplikasi Sistem Pelaporan Layanan Pengaduan Konsumen
2. Pada periode Juli - September 2018 telah dilakukan Rapat Tim Koordinasi sebanyak 5 (lima) kali yaitu tanggal 4 Juli 2018, 12 Juli 2018, 19 Juli 2018, 3 September 2018, dan 5 September 2018
--
   Meningkatnya penerapan sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronikPelaksanaan pengadaan barang dan jasa secara transparan dan akuntabel melalui layanan LPSEPeningkatan kualitas software dan hardware untuk menunjang pelaksanaan pengadaan secara elektronikTelah dilakukan sosialisasi SPSE versi 4.2 pada 3 s.d 6 Juli 2018 dengan narasumber dari LKPPPengguna belum memahami penggunaan aplikasi SPSE 4.2Melakukan Bimtek aplikasi SPSE 4.2 ke Balai
   Meningkatnya penerapan manajemen kearsipan yang handalAkreditasi Unit Kearsipan di BPOM Pusat dan DaerahMonitoring dan evaluasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif di unit kerjaTelah dilakukan Bimtek dan monev pengelolaan arsip ke 28 Unit kerja di Pusat pada tanggal 17 Mei 2018Belum seluruh unit kerja melakukan pengelolaan arsip sesuai dengan ketentuan dan kaidah kearsipanPendampingan dan asistensi ke unit melalui pengawasan penyelenggaraan kearsipan ke 28 unit kerja BPOM Pusat dengan waktu penyelenggaraan mulai tanggal 23 Juli 2018 s.d. 14 Agustus 2018
      Telah dilakukan Pra Pengawasan Kearsipan ke unit kerja Pusat dan Balai Besar/Balai POM (Pontianak, Palangkaraya, Denpasar)Pra pengawasn kearsipan harus didukung oleh seluruh unit kerja, pemetaan nilai dari hasil pra pengawasan kurang baikUnit kerja perlu dilakukan penataan dan pencatatan arsip aktif dan inaktif, agar nilai hasil pengawasan menjadi baik.
     Pengembangan sistem kearsipan e-archivesTelah dilakukan penyempurnaan instrumen kearsipan Badan POM melalui perjanjian kerjasama dengan Pusat Jasa ANRI  pada awal bulan Maret 2018Pelaksanaan kerjasama tidak dapat dilaksanakan pada TW II karena menunggu penetapan revisi anggaran pada PAGU SOTK BaruSecara paralel tetap berkoordinasi dengan Pusat Jasa ANRI dalam penyempurnaan instrumen kearsipan dan telah dilakukan kesepakatan perjanjian kerjasama pada tanggal 23 Agustus 2018
        MoU dan PKS dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI dilaksanakan pada tgl 23 Juli 2018, pelaksanaan pembhsn revisi instrumen kearsipan selama 120 hari kalender sp 19 November 2018                   
      Menerima aplikasi SIKD dari ANRI dan melakukan uji coba dan telaahan aplikasi untuk digunakan sebagai tools dalam pencatatan arsip aktif dan inaktif, pendistribusiannya, pemberkasannya dan penyusutannya, 2-3 Septemberbelum dimasukkan user, fitur tertentu yang belum ada menambahkan user dan fitur yang mempermudah pengentrian pengelolaan arsip                                            Mengsinkronkan beberapa aplikasi pencatatan surat yang ada di lingkungan BPOM
     Pelaksanaan pemusnahan arsip di seluruh unit kerja sesuai JRATelah dilakukan usulan/rekomendasi persetujuan pemusnahan arsip ke ANRIPelaksanaan pemusnahan arsip saat ini sedang menunggu proses persetujuan pemusnahan dari ANRIPemusnahan arsip 5 Unit Kerja yang telah disetujui ANRI
     Penyelamatan arsip organisasi dan arsip vital BPOMSedang dilakukan identifikasi arsip vital BPOMBeberapa unit kerja yang telah dilakukan pengawasan kearsipan belum menerapkan penyelematan arsip vitalAkan dilakukan pembahasan dengan unit kerja yang menghasilkan arsip vital
     Penyerahan arsip statis ke ANRISedang dilakukan identifikasi terkait Statis Badan POM bersamaan dengan pelaksanaan pengawasan kearsipanBelum semua unit kerja mengetahui arsip statisAkan dilakukan pembahasan dengan unit kerja terkait arsip statis