Home » Monev » Tata Laksana » Monev Rb Penataan Tata Laksana Tw Ii 2018

Monev RB Penataan Tata Laksana TW II 2018

Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Lingkungan BPOM Triwulan II
Mengacu Peraturan Menteri PANRB Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019 dan
Keputusan Kepala BPOM Nomor HK.04.1.24.08.15.4097 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi BPOM Tahun 2015-2019
         
Sasaran Reformasi BirokrasiArea PerubahanProgramHasil yang DiharapkanUkuran KeberhasilanMonitoring dan evaluasi Kegiatan Triwulan II Tahun 2018
Kegiatan Tahun 2018 (berdasarkan roadmap)Pencapaian/Kemajuan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (RB)
Triwulan II Tahun 2018
Kendala/HambatanRencana Aksi Untuk Mengatasi Kendala/Hambatan
Birokrasi yang efektif dan efisienTata LaksanaPenguatan Tata LaksanaMeningkatnya penerapan sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, cepat, terukur sederhana, transparan, partisipatif, dan berbasis e-GovernmentSeluruh Organisasi BPOM menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 secara konsistenPenerapan SOP oleh seluruh unit organisasi1. Sesuai Keputusan Kepala BPOM Nomor HK.04.01.1.223.06.18.3195 Tahun 2018 tanggal 22 Juni 2018 tentang Penerapan Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) ISO 9001:2015 BPOM, Diktum Pertama bahwa seluruh Unit Kerja di lingkungan BPOM wajib menerapkan QMS ISO 9001:2015 BPOM, dan Diktum Kelima bahwa Penerapan QMS ISO 9001:2015 BPOM mengacu kepada Dokumen QMS yang terdiri atas:
a. Level A berupa Manual Organisasi;
b. Level B berupa Standar Operasional Prosedur Makro;
c. Level C berupa Standar Operasional Prosedur Mikro atau Intruksi Kerja; dan
d. Level D berupa dokumen referensi lain.
2. SOP Makro BPOM yang berjumlah 77 (tujuh puluh tujuh) telah ditetapkan Sekretaris Utama BPOM tanggal 22 Juni 2018 dan penerapan SOP Makro tersebut wajib dilaksanakan oleh seluruh Unit Kerja di lingkungan BPOM.
SOP Makro BPOM perlu dijabarkan dalam SOP Mikro sesuai kebutuhan.Penyusunan SOP Mikro BPOM sesuai kebutuhan oleh seluruh Unit Kerja Pusat dan Balai Besar/Balai POM.
Evaluasi terhadap efisiensi dan efektivitas peta proses bisnis dan SOP secara berkala dan tindaklanjutnya
- Audit Mutu Internal
- Tindakan perbaikan dan manajemen risiko
- Tinjauan Manajemen 
1. Badan POM telah melakukan efisiensi dan efektifitas peta proses bisnis dan SOP melalui tinjau ulang terhadap peta proses bisnis, peta sub proses bisnis, peta lintas fungsi dan SOP Makro yang menggambarkan tata hubungan kerja antarunit organisasi berdasarkan persyaratan ISO 9001:2015. Tinjau ulang dilaksanakan mulai Februari s.d. Juni 2018 disesuaikan dengan perubahan organisasi dan tata laksana BPOM (PerPres 80/2017 dan Per BPOM 26/2017) serta PerMenPANRB 19/2018 tentang Penyusunan Peta Bisnis Proses Instansi Pemerintah.
2. Tinjau ulang dilakukan dengan memperhatikan Prinsip SERA (Simplification, Elimination,Reegineering, dan Automation) sehingga yang semula terdapat 15 Peta Proses Bisnis, 71 Peta Subproses Bisnis, 84 Peta Lintas Fungsi, dan 96 SOP Makro berubah menjadi 16 Peta Proses Bisnis, 36 Subproses Bisnis, 56 Peta Lintas Fungsi,  dan 77 SOP Makro ditetapkan melalui Keputusan Kepala BPOM Nomor HK.04.01.1.223.06.18.3195 Tahun 2018 tentang Penerapan Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) ISO 9001:2015 BPOM.
3. Sosialisasi Penerapan QMS ISO 9001:2015 sesuai perubahan Organisasi dan Tata Kerja BPOM (termasuk Proses Bisnis Badan POM) dilakukan tanggal 8 Juni 2018 kepada seluruh Unit Kerja Pusat dan Balai Besar/Balai POM melalui
Vicon dan tanggal 29 Juni 2018 kepada Eselon I, Kepala Unit Kerja Pusat dan Kepala Balai Besar/Balai POM seluruh Indonesia.
4.  Permintaan penyusunan SOP Mikro yang mengacu pada SOP Makro melalui Nota Dinas
Sekretaris Utama Nomor OR.07.2.22.05.18.3793 tanggal 31 Mei 2018 hal Laporan Finalisasi Rancangan SOP Makro BPOM Tahun 2018 dan Permintaan SOP Mikro kepada Kepala Unit Kerja Pusat dan Balai Besar/Balai POM.
5. Penetapan Tim Penjaminan Mutu (
Quality Assurance) ISO 9001:2015 termasuk Auditor Internal unit kerja sesuai dengan perubahan OTK baru melalui Keputusan Sekretaris Utama BPOM Nomor HK.04.02.2.22.06.18.3896 Tahun 2018 tentang Penunjukan Pengelola Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) ISO 9001:2015 BPOM.
1. Tidak semua Auditor Internal mempunyai sertifikat Auditor Internal ISO 9001:2015 yang merupakan sebagai salah satu syarat untuk menjadi auditor internal.
2. Audit Mutu Internal baru dapat dilaksanakan setelah dilakukan Diklat Auditor Internal.
3. Tinjauan Manajemen belum dilaksanakan.
1. Pelaksanaan Diklat Auditor Internal ISO 9001:2015 dilaksanakan pada minggu IV Juli s.d. minggu I Agustus 2018 dalam 3 batch.
2. Audit Mutu Internal dilaksanakan minggu I s.d. II Agustus 2018.
3. Tinjauan Manajemen Unit Kerja dilaksanakan September 2018.
4. Tinjauan Manajemen BPOM dilaksanakan Desember 2018.
     Surveilan QMS ISO 9001:2015Penyusunan dan pembahasan tentang rencana pelaksanaan pengadaan Resertifikasi QMS ISO 9001:2015 BPOM.Seleksi umum pemilihan penyedia jasa Resertifikasi QMS ISO 9001:2015 BPOM belum dapat dilakukan sebelum revisi DIPA berdasarkan perubahan OTK diterbitkan. 1. Seleksi umum pemilihan penyedia jasa Resertifikasi QMS ISO 9001:2015 BPOM dilakukan setelah revisi DIPA berdasarkan perubahan OTK diterbitkan.
2. Pelaksanaan Resertifikasi QMS ISO 9001:2015 BPOM oleh lembaga sertifikasi yang ditetapkan berdasarkan hasil seleksi umum.
    Indeks e-GovernmentE-Registrasi (continuous improvement)E-registrasi Pangan:
1. Telah dikembangkan fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) untuk pendaftaran Bahan Tambahan Pangan (BTP)
2. Telah dikembangkan modul untuk persyaratan KMI/JECFA
3. Telah dikembangkan
self assestment untuk Pagan Olahan Tertentu terhadap 4 juknis penilaian, Cemaran kimia untuk BTP campuran dan BTP perisa (Ajudan)

e-Registrasi untuk Obat Tradisional (ASROT):
1. Telah dikembangkan fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) untuk pendaftaran ekspor baru dan
lowrisk
2. Telah dikembangkan modul pendaftaran ekspor baru
3. Telah dikembangkan modul pendaftaran  OT
lowrisk
4. Telah dilakukan sosialisasi Rancangan Perka terkait
Track and Trace (TTAC) dengan pelaku usaha pada tanggal 6 Juli 2018
5. Telah dilakukan asistensi untuk pemegang sertifikat (Deputi 2) pada tanggal 26 Juli 2018
Belum diimplementasikannya TTE untuk BTPMengadakan pertemuan dengan unit terkait untuk pembahasan pelaksanaan implementasi
     Notifikasi Kosmetik (continuous improvement)Telah dilakukan pembahasan integrasi 2D Barcode pada tanggal 2 Juli 2018Kesiapan aplikasi Mengadakan pertemuan ujicoba aplikasi 
     E-payment Sertifikasi GMP- Telah dilakukan koordinasi dengan unit teknis terkait akses integrasi epayment -Modul Penerimaan Negara Generasi 2 (MPNG2) KemenkeuIntegrasi dengan epayment - MPNG2 masih berprosesAkan dilakukan penggabungan dengan aplikasi e-BPOM
     Pengembangan SKE Obat1. Melakukan koordinasi dengan Dit. Registrasi Obat terkait kebutuhan pengembangan SKE Obat
2. Review kesesuaian sistem e-CPP (Certificate of Pharmaceutical Product) terhadap e-BPOM
Proses penerbitan Surat keterangan Ekspor Obat sudah terakomodir di e-CPP sehingga untuk penggabungan ke e-BPOM membutuhkan koordinasi yang intens dengan Dit. Registrasi Obat, pengembang dan eksportirSementara masih menggunakan e-CPP
     Sertifikasi (continuous improvement)- Sedang dikembangkan sertifikasi untuk CPPOB
- Telah dilakukan sosialisasi dengan mengundang Narasumber dari Kementrian Koordinator Perekonomian dan BKPM pada tanggal 17 Juli 2018
-  Telah dilakukan  pembahasan integrasi sistem Online Single Submission (OSS) dengan Tim OSS pusat pada tanggal 23 Juli 2018
- Adanya perubahan Perka Standar Layanan Publik sehingga mempengaruhi alur bisnis proses pada aplikasi Melakukan konfirmasi alur dari 3 Kedeputian
     “Cloud Computing”Implementasi cloud computing dilakukan dalam bentuk virtualisasi server, maupun penyimpanan file secara onlineMasih kurang kapasitas penyimpanan file dan back up database dan aplikasiPengadaan storage server 
     “No one leave behind”Penambahan jaringan LAN baru di Pusat terkait relokasi pegawai, penyiapan email corporate untuk seluruh pegawai BPOMTerkendala anggaran menunggu revisi DIPA OTK baruDilakukan pemasangan wifi untuk dapat digunakan di ruangan sebelum terpasangnya jaringan LAN
Birokrasi yang efektif dan efisienTata LaksanaPenguatan Tata LaksanaMeningkatnya penerapan keterbukaan informasi publikDitindaklanjutinya permintaan informasi publik sesuai time linePenerapan kebijakan keterbukaan informasi publik (kemudahan akses seluruh informasi publik BPOM)Pada periode April - Juni 2018 (triwulan II Tahun 2018),   telah dilakukan layanan informasi melalui ULPK Pusat, Contact CenterHaloBPOM 1500533, Saluran PPID dan LAPOR!SP4Nsebanyak 3690 layanan, dengan media akses sebagai berikut:
1. Telepon: 2994 layanan informasi
2. Email: 347 layanan informasi
3. SMS: 160 Layanan informasi
4. Datang langsung: 109 layanan informasi
5. Media lainnya (media Sosial, surat,
fax, aplikasi HaloBPOM Mobile, kotak saran, Aplikasi lainnya): 80 layanan informasi
--
     Monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik dilakukan secara berkalaMonitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik dilakukan secara berkala (harian dan bulanan):
1. Verifikasi secara harian terhadap layanan informasi melalui aplikasi Sistem Pelaporan Layanan Pengaduan Konsumen
2. Monitoring bulanan dilakukan pada periode April-Juni 2018: Rapat Tim Koordinasi sebanyak 2 (dua) kali yaitu tanggal 20 Mei 2018 dan 4  Juni 2018 tentang Konfirmasi dan Updating Informasi Kebijakan Terbaru dan Monitoring Tindaklanjut Pengaduan Masyarakat
3.  Rapat Pembahasan Pengelolaan
Subsite PPID pada tanggal 28 Mei 2018 tentang Updating Informasi pada Subsite PPID di Website BPOM
--
   Meningkatnya penerapan sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronikPelaksanaan pengadaan barang dan jasa secara transparan dan akuntabel melalui layanan LPSEPeningkatan kualitas software dan hardware untuk menunjang pelaksanaan pengadaan secara elektronikTelah dilakukan sosialisasi SPSE versi 4.2 pada 3 s.d 6 Juli 2018 dengan narasumber dari LKPPPengguna belum memahami penggunaan aplikasi SPSE 4.2Melakukan Bimtek aplikasi SPSE 4.2 ke Balai
   Meningkatnya penerapan manajemen kearsipan yang handalAkreditasi Unit Kearsipan di BPOM Pusat dan DaerahMonitoring dan evaluasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif di unit kerjaTelah dilakukan Bimtek dan monev pengelolaan arsip ke 28 Unit kerja di Pusat pada tanggal 17 Mei 2018Belum seluruh unit kerja melakukan pengelolaan arsip sesuai dengan ketentuan dan kaidah kearsipanPendampingan dan asistensi ke unit melalui pengawasan penyelenggaraan kearsipan ke 28 unit kerja BPOM Pusat dengan waktu penyelenggaraan mulai tanggal 23 Juli 2018 s.d. 14 Agustus 2018
     Pengembangan sistem kearsipan e-archivesTelah dilakukan penyempurnaan instrumen kearsipan Badan POM melalui perjanjian kerjasama dengan Pusat Jasa ANRI  pada awal bulan Maret 2018Pelaksanaan kerjasama tidak dapat dilaksanakan pada TW II karena menunggu penetapan revisi anggaran pada PAGU SOTK BaruSecara paralel tetap berkoordinasi dengan Pusat Jasa ANRI dalam penyempurnaan instrumen kearsipan dan telah dilakukan kesepakatan perjanjian kerjasama pada tanggal 23 Agustus 2018
     Pelaksanaan pemusnahan arsip di seluruh unit kerja sesuai JRATelah dilakukan usulan/rekomendasi persetujuan pemusnahan arsip ke ANRIPelaksanaan pemusnahan arsip saat ini sedang menunggu proses persetujuan pemusnahan dari ANRIPemusnahan arsip 5 Unit Kerja yang telah disetujui ANRI
     Penyelamatan arsip organisasi dan arsip vital BPOMSedang dilakukan identifikasi arsip vital BPOMBeberapa unit kerja yang telah dilakukan pengawasan kearsipan belum menerapkan penyelematan arsip vitalAkan dilakukan pembahasan dengan unit kerja yang menghasilkan arsip vital
     Penyerahan arsip statis ke ANRISedang dilakukan identifikasi terkait Statis Badan POM bersamaan dengan pelaksanaan pengawasan kearsipanBelum semua unit kerja mengetahui arsip statisAkan dilakukan pembahasan dengan unit kerja terkait arsip statis