Monev RB Penataan Tata Laksana TW I 2018
| Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Lingkungan BPOM | ||||||||
| Mengacu Peraturan Menteri PANRB Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019 dan | ||||||||
| Keputusan Kepala BPOM Nomor HK.04.1.24.08.15.4097 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi BPOM Tahun 2015-2019 | ||||||||
| Sasaran Reformasi Birokrasi | Area Perubahan | Program | Hasil yang Diharapkan | Ukuran Keberhasilan | Monitoring dan evaluasi Kegiatan Triwulan I Tahun 2018 | |||
| Kegiatan Tahun 2018 (berdasarkan roadmap) | Pencapaian/Kemajuan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Triwulan I Tahun 2018 | Kendala/Hambatan | Rencana Aksi Untuk Mengatasi Kendala/Hambatan | |||||
| Birokrasi yang efektif dan efisien | Tata Laksana | Penguatan Tata Laksana | Meningkatnya penerapan sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, cepat, terukur sederhana, transparan, partisipatif, dan berbasis e-Government | Seluruh Organisasi BPOM menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 secara konsisten | Penerapan SOP oleh seluruh unit organisasi | Seluruh unit organisasi telah menerapkan Prosedur operasional tetap (SOP), hal ini dibuktikan dengan: 1) Seluruh unit organisasi telah menerapkan Prosedur operasional tetap (SOP) yang tercantum dalam dokumen Manual Organisasi QMS ISO 9001:2015 BPOM. 2) Dokumen Manual Organisasi yang memuat Referensi Standar Operasional Prosedur sebanyak 96 SOP telah digunakan dan diterapkan pada seluruh aktifitas pengawasan Obat dan Makanan. Penerapan ISO 9001:2015 di BPOM telah ditetapkan berdasarkan Keputusan Kepala BPOM Nomor HK.04.1.23.10.17.1307 Tahun 2017 tentang Perubahan Atas Keputusan Kepala BPOM Nomor HK.04.1.23.05.17.2307 Tahun 2017 tentang Penerapan Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) ISO 9001:2015 BPOM. Berdasarkan Diktum pertama Keputusan tersebut, disebutkan bahwa seluruh Unit Kerja di Lingkungan BPOM wajib menerapkan QMS BPOM. 3) Implementasi sistem manajemen mutu di BPOM dibuktikan dengan diterimanya sertifikat Quality Management System (Sistem Manajemen Mutu) ISO 9001:2015 di 56 (lima puluh lima) unit kerja di lingkungan BPOM yang terdiri atas 1 (satu) BPOM sebagai entitas, 23 (dua puluh tiga) unit kerja pusat, dan 32 (tiga puluh dua) Balai Besar/Balai POM pada tahun 2017 dari TUV SUD Indonesia. | ||
| Evaluasi terhadap efisiensi dan efektivitas peta proses bisnis dan SOP secara berkala dan tindaklanjutnya - Audit Mutu Internal - Tindakan perbaikan dan manajemen risiko - Tinjauan Manajemen | Evaluasi telah dilakukan secara berkala terhadap efisiensi dan efektivitas peta proses bisnis dan SOP yang disesuaikan dengan adanya perubahan restrukturisasi organisasi BPOM melalui: 1) Tinjau ulang pemetaan bisnis proses (business process map), pemetaan pola hubungan (relationship map) dan pemetaan hubungan antarfungsi (cross functional map) pada semua proses bisnis yang ada di BPOM baik di BPOM pusat maupun Balai Besar/Balai POM mencakup kegiatan utama, kegiatan pendukung dan kegiatan manajemen yang sesuai dengan tugas dan fungsi BPOM berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2017 dan Peraturan BPOM Nomor 26 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja BPOM. 2) Hasil pembahasan terhadap peta bisnis proses merujuk pada prinsip SERA, yaitu penyederhanaan proses (Streamlining/Simplification - S), penghilangan proses yang tidak perlu (Elimination – E), pembuatan proses yang sama sekali baru (Reengineering – R) dan pengotomatisasian proses (automation – A) dan PerMenpan RB Nomor 19 Tahun 2018 tentang Penyusunan Peta Bisnis Proses Instansi Pemerintah. 3) Tinjau ulang tersebut telah dilaksanakan mulai dari Januari s.d. Maret 2018 yang merupakan tindak lanjut Rapat Tinjauan Manajemen bersamaan dengan Rapat Evaluasi Nasional yang dilaksanakan pada tanggal 22 November 2017 di Gorontalo. 4) Dalam setahun dilakukan 2 (dua) kali audit (evaluasi) pada seluruh unit kerja di Badan POM (Pusat dan Balai), yaitu: - semester I: Audit Internal QMS ISO 9001:2015, direncanakan bulan Mei s.d. Juni 2018. - semester 2: Audit Surveilan (Audit Eksternal) QMS ISO 9001:2015, direncanakan bulan Juli s.d. September 2018. | - | - | |||||
| 5) Telah dilakukan Audit Mutu Internal QMS ISO 9001:2015 pada tanggal 18 s.d. 25 Agustus 2017 sebagai evaluasi untuk menilai kesesuaian dan efektivitas bisnis proses dan SOP dan Audit Surveilan Konversi ISO 9001:2015 pada bulan September s.d Desember 2017. Hasil Audit Internal dan Audit Eksternal ditindaklanjuti dalam Rapat Tinjauan Manajemen bersamaan dengan Rapat Evaluasi Nasional yang dilaksanakan pada tanggal 22 November 2017 di Gorontalo. Rapat Tinjauan Manajemen memuat beberapa hal yaitu: 1. Status tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya; 2. Perubahan atas isu eksternal dan internal yang relevan dengan sistem manajemen mutu; 3. Informasi tentang kinerja dan efektivitas sistem manajemen mutu, termasuk tren dalam: a. Kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak berkepentingan. b. Sejauh mana sasaran mutu telah dipenuhi serta pemantauan dan pengukuran hasil. c. Kinerja proses dan kesesuaian produk dan layanan. d. Hasil audit dan tindakan perbaikan. e. Kinerja penyedia eksternal. 4. Kecukupan sumber daya. 5. Efektivitas tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan peluang. 6. Peluang peningkatan. Hasil rekomendasi Rapat Tinjauan Manajemen tahun 2017 adalah melakukan Kaji ulang Bisnis Proses BPOM berdasarkan perubahan Susunan Organisasi dan Tata Kerja BPOM. 6) Seluruh Unit Kerja BPOM telah dilakukan monitoring evaluasi pengendalian risiko melalui form risk register, mitigasi risiko dan mitigasi plan yang disampaikan kepada Inspektorat. | ||||||||
| Surveilan QMS ISO 9001:2015 | Perolehan sertifikat ISO 9001:2015 bagi Manajemen Puncak BPOM, 23 unit kerja pusat dan 32 UPT Balai Besar/Balai POM berdasarkan hasil audit surveilan konversi ISO 9001:2015 dari lembaga sertifikasi TUV SUD Indonesia, tanggal 27 November 2017. | - | - | |||||
| Indeks e-Government | ||||||||
| E-Registrasi (continuous improvement) | Aplikasi E-Registrasi (continuous improvement) telah diselesaikan | |||||||
| Notifikasi Kosmetik (continuous improvement) | Aplikasi Notifikasi Kosmetik (continuous improvement) telah diselesaikan | - | - | |||||
| E-payment Pengujian | Aplikasi E-payment SKI telah diselesaikan | - | - | |||||
| Aplikasi E-payment E-reg OT telah diselesaikan | - | - | ||||||
| Pengembangan SKE OT, Kos | Aplikasi Implementasi Redesign telah diselesaikan | - | - | |||||
| Aplikasi Pengembangan SKI Prioritas teah diselesaikan | - | - | ||||||
| Belum Selesai | Keterbatasan Waktu dan SDM | Dilaksanakan Tahun 2016 | ||||||
| Sertifikasi | Aplikasi Penandaan Iklan telah diselesaikan | - | - | |||||
| Selesai | - | - | ||||||
| “Cloud Computing” | Aplikasi Pemetaan Standard TIK Balai telah diselesaikan | - | - | |||||
| Aplikasi MasterPlan TIK telah diselesaikan | - | - | ||||||
| “No one leave behind” | Belum Selesai | Keterbatasan Waktu dan SDM | Dilaksanakan sampai dengan akhir Tahun 2016 | |||||
| Aplikasi Jaringan SisPOM telah diselesaikan | - | - | ||||||
| Meningkatnya penerapan keterbukaan informasi publik | Ditindaklanjutinya permintaan informasi publik sesuai time line | Penerapan kebijakan keterbukaan informasi publik (kemudahan akses seluruh informasi publik BPOM) | Informasi publik BPOM dapat diakses melalui: - website www.pom.go.id - Contact Center - ULPK di pusat dan seluruh Balai Besar/Balai POM di Indonesia - LAPOR! - PPID | PPID BPOM dijabat secara ex officio | Pertemuan berkala tim PPID | |||
| Laporan PPID yang ditujukan kepada Komisi Informasi Pusat | ||||||||
| Meningkatnya penerapan sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik | Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa secara transparan dan akuntabel melalui layanan LPSE | Monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronik | Telah diterapkan kebijakan pengadaan secara elektronik sesuai dengan Peraturan Presiden dan Peraturan Kepala LKPP | - pengelolaan unit LPSE masih Ad Hoc dan TIM pengelola masih tersebar di seluruh unit yang ada. - pemahaman Pokja & PPK | - Penyusunan Unit pengelola LPSE yang mandiri dan independent - training dan mentoring pemahaman penggunaan SPSE dan aturan pengadaan Barang/jasa secara menyeluruh | |||
| Meningkatnya penerapan manajemen kearsipan yang handal | Akreditasi Unit Kearsipan di BPOM Pusat dan Daerah | Monitoring dan evaluasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif di unit kerja | Telah dilakukan survei/ pendataan volume arsip yang memuat daftar arsip aktif dan inaktif pada masing-masing unit kerja | Hanya sedikit unit kerja yang menjawab balasan surat dari Biro Umum | Mengirimkan kembali Surat terkait monev arsip dan inaktif pada bulan Januari 2016 | |||
| Melakukan pendampingan ke unit kerja Pusat dan Balai dalam hal penataan arsip aktif dan inaktif | ||||||||
| Penataan Arsip Inaktif telah dilakukan di beberapa Unit Kerja | Ruangan penyimpanan yang terbatas | Akan memfungsikan Gedung I sisi utara untuk ruangan penyimpanan arsip | ||||||
| Monitoring dan evaluasi penerapan sistem kearsipan | Mengingat pengalihan fungsi gedung I sisi utara sebagai ruang penyimpanan arsip belum dapat dilaksanakan, maka sebagian arsip aktif unit kerja dipindahkan ke gudang sewa | |||||||
| Indeks e-Government | E-Registrasi (continuous improvement) | Melakukan penerapan sertifikat digital dan tanda tangan elektronik untuk aplikasi pendaftaran pangan olahan (e-reg.pom.go.id) sehingga sertifikat yang dikeluarkan oleh aplikasi dapat dijadikan bukti izin edar yang sah. Sertifikat elektronik memangkas jalur birokrasi (NIE langsung diterima oleh pelaku usaha), paperless, dan menjamin keamanan data dan informasi | - | - | ||||
| Notifikasi Kosmetik (continuous improvement) | Uji coba aplikasi notifikasi redesign | Masih ada perbaikan minor | Melakukan perbaikan berkoordinasi dengan unit terkait | |||||
| E-payment Sertifikasi GMP | Telah dilakukan rapat persiapan sosialisasi penggunaan sistem CPOTB | e-payment untuk pengajuan Rencana Induk Pembangunan (RIP) belum tersedia karena Perka terkait pembayaran diterbitkan setelah sistem selesai dibangun | Akan dibangun tahun 2018 bersamaan dengan adanya pembangunan modul sertifikasi CPOB dan CPPOB | |||||
| Pengembangan SKE Obat | 1. Melakukan koordinasi dengan Dit. Registrasi Obat terkait kebutuhan pengembangan SKE Obat 2. Review kesesuaian sistem e-CPP (Certificate of Pharmaceutical Product) terhadap e-BPOM | Proses penerbitan Surat keterangan Ekspor Obat sudah terakomodir di e-CPP sehingga untuk penggabungan ke e-Bpom membutuhkan koordinasi yang intens dengan Dit. Registrasi Obat, pengembang dan eksportir | Sementara masih menggunakan e-CPP | |||||
| Sertifikasi (continuous improvement) | Telah dilakukan pembahasan pengembangan modul sertifikasi CPOB pada tanggal 23 Maret 2018 | Menyesuaikan alur antar kedeputian | melakukan pembahasan bersama dengan kedeputian terkait | |||||
| “Cloud Computing” | - Tidak diimplementasikan pada tahun 2018 | Karena adanya pemotongan anggaran, maka "Cloud Computing" direncanakan dilakukan tahun depan | Perencanaan anggaran di tahun 2019 | |||||
| “No one leave behind” | 1. Perkuatan Infrastruktur TIK dengan penambahan jaringan LAN sebanyak 500 titik di BPOM Pusat, Progress sampai April 150 titik 2. Penambahan besaran Bandwith internet dari 400Mbps menjadi 800Mbps di BPOM Pusat | 1. Anggaran yang tersedia belum sesuai dengan kebutuhan. 2. Renovasi gedung terkait OTK baru | 1.Mengusulkan revisi anggaran terkait penambahan titik jaringan 2. Berkoordinasi dengan unit terkait terkait lay-out ruangan | |||||
| Meningkatnya penerapan keterbukaan informasi publik | Ditindaklanjutinya permintaan informasi publik sesuai time line | Penerapan kebijakan keterbukaan informasi publik (kemudahan akses seluruh informasi publik BPOM) | 1. Keputusan Sekretaris Utama BPOM No. HK.04.02.03.18.2647 Tahun 2018 tentang Pembentukan Tim Koordinasi Layanan Pengaduan dan Informasi Masyarakat ULPK dan Contact Center tahun 2018 2. Keputusan Sekretaris Utama BPOM No. HK.PR.04.09.24.03.18.2886 Tahun 2018 tentang Pembentukan Tim Layanan Pengaduan dan Informasi Masyarakat Unit Layanan Pengaduan Konsumen Balai Besar/Balai POM Tahun 2018 3. Surat Keputusan Koordinator Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi BPOM No. HK.04.1.23.03.18.0059 Tahun 2018 tentang Penunjukan Tim Pelaksana PPID 4. Penyusunan Rancangan SOP POM.08.02 Layanan Informasi dan Pengaduan dan KIE sesuai dengan OTK baru | 1. Peraturan Kepala BPOM Nomor HK.03.1.23.08.11.07456 Tahun 2011 tentang Tata Cara Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan BPOM dan Keputusan Kepala BPOM Nomor. HK.04.1.23.04.16.1875 Tahun 2016 tentag Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Badan POM belum menyesuaikan dengan OTK baru 2. SOP POM.08.02 Layanan Informasi dan Pengaduan dan KIE masih dalam proses finalisasi | 1. Akan dilakukan koordinasi dengan Biro Hukum dan Organisasi untuk revisi: a. Peraturan Kepala BPOM Nomor HK.03.1.23.08.11.07456 Tahun 2011 tentang Tata Cara Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan BPOM b. Keputusan Kepala BPOM Nomor. HK.04.1.23.04.16.1875 Tahun 2016 tentag Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Badan POM 2. Akan dilakukan koordinasi dengan Biro Hukum dan Organisasi untuk percepatan finalisasi SOP | |||
| Monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik dilakukan secara berkala | 1. Monitoring dan evaluasi data dan informasi publik di website http://www.pom.go.id/ppid/ sehingga up to date, dapat lebih mudah diketahui, dimengerti dan dipahami oleh masyarakat 2. Pemutakhiran data dan informasi serta perubahan tampilan pada website www.pom.go.id | - | Akan dilakukan koordinasi dengan Pusdatin terkait hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik | |||||
| Meningkatnya penerapan sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik | Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa secara transparan dan akuntabel melalui layanan LPSE | Peningkatan kualitas software dan hardware untuk menunjang pelaksanaan pengadaan secara elektronik | 1.Server yang digunakan untuk aplikasi SPSE telah diperbaharui. 2. Pemutakhiran versi terbaru aplikasi SPSE | Pengguna belum memahami penggunaan aplikasi SPSE versi terbaru | Melakukan Bimtek aplikasi SPSE versi terbaru ke Denpasar dan Pontianak | |||
| Meningkatnya penerapan manajemen kearsipan yang handal | Akreditasi Unit Kearsipan di BPOM Pusat dan Daerah | Monitoring dan evaluasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif di unit kerja | 1. Telah dilaksanakan monitoring dan evaluasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif di 28 unit kerja Pusat pada 14 Maret - 22 April 2018. 2. Sosialisasi tentang instrumen kearsipan dilaksanakan di Bogor tanggal 19 - 22 Februari 2018 dengan peserta Pengelola Arsip dan TU Unit Kerja Pusat dan Balai. | |||||
| Pengembangan sistem kearsipan e-archives | 1. Penyusunan Draft e-Arsip (pengguna Arsip sesuai SOTK baru per April 2018) 2. Rencana Pembahasan Pengembangan e-Arsip per Mei 2018 | |||||||
| Pelaksanaan pemusnahan arsip di seluruh unit kerja sesuai JRA | 1. Hasil Penilaian Tim Penilai Pemusnahan Arsip tahun 2017 dalam proses Persetujuan Arsip Nasional per Maret 2018. 2. Pembahasan revisi jadwal retensi arsip tanggal 23 April 2018. 3. Penyusunan draft revisi Perka Nomor 6 tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas. | |||||||
| Penyelamatan arsip organisasi dan arsip vital BPOM | 1. Telah dilakukan survei dalam rangka penataan arsip vital oleh Pusat Jasa ANRI tanggal 14 Maret 2018. 2. Perencanaan Penyediaan ruang arsip inaktif di Kawasan Industri Pulogadung seluas 1.080 m linier. 3. Perencanaan pengadaan secure paper kertas berpengaman. | |||||||
| Penyerahan arsip statis ke ANRI | 1. Pembentukan Tim Penilai Arsip Statis atau Permanen per April 2018 2. Rencana Penyerahan Arsip permanen per Mei 2018 | |||||||
