Home » Monev » Tata Laksana

Tata Laksana

Monev RB Penataan Tata Laksana TW IV 2018

Matriks Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Lingkungan BPOM
 
Mengacu Pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019 dan
 Keputusan Kepala BPOM No. HK.04.1.24.08.15.4097 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi BPOM Tahun 2015-2019
           
Sasaran Reformasi BirokrasiArea PerubahanProgramHasil yang DiharapkanUkuran KeberhasilanMonitoring dan Evaluasi Kegiatan Triwulan IV Tahun 2018TimelinePIC
Kegiatan Triwulan IV Tahun 2018
 (berdasarkan roadmap)
Pencapaian/ Kemajuan Pelaksanaan RB Triwulan IV Tahun 2018Kendala/ HambatanRencana Aksi Untuk Mengatasi Kendala/ Hambatan
Birokrasi yang efektif dan efisienTata laksanaE. Penguatan Tata laksanaMeningkatnya penerapan sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, cepat, terukur sederhana, transparan, partisipatif, dan berbasis e-GovernmentSeluruh Organisasi BPOM menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 secara konsistenPenerapan SOP oleh seluruh unit organisasiPenerapan SOP oleh seluruh unit organisasi dibuktikan dengan perolehan sertifikat ISO 9001:2015 terhadap:
 a) BPOM sebagai entitas.
 b) 28 (dua puluh delapan) Unit Kerja Pusat.
 c) 32 (tiga puluh dua) UPT Balai Besar/Balai POM.
 pada tanggal 12 Desember 2018 dari PT TUV SUD Indonesia berlaku dari tanggal 12 Desember 2018 s.d. 17 November 2021.
   Biro Hukum dan Organisasi
     Evaluasi terhadap efisiensi dan efektivitas peta proses bisnis dan SOP secara berkala.1. Laporan Hasil Audit Internal BPOM Tahun 2018.
 2. Laporan Hasil Audit Eksternal Unit Kerja Tahun 2018.
 3. Notulen Tinjauan Manajemen BPOM Tahun 2018.
   Biro Hukum dan Organisasi
     Surveilan QMS ISO 9001:2015Telah dilakukan Sertifikasi terhadap 5 (lima) Unit Kerja Baru, yaitu Biro Humas dan DSP, Biro Kerja Sama, Direktorat Pengamanan, Direktorat Intelijen Obat dan Makanan,dan PPSDM serta Resertifikasi terhadap Manajemen BPOM, 23 (dua puluh tiga) Unit Kerja Pusat, dan 32 (tiga puluh dua) Balai Besar/Balai POM. Resertifikasi dilaksanakan dari tanggal 8 Oktober s.d. 23 November 2018 oleh Auditor Eksternal.   Biro Hukum dan Organisasi
    Indeks e-GovernmentE-Registrasi (continuous improvement)Telah dilakukan pengembangan aplikasi new aero:
 1. Layanan permohonan variasi, renewal, dan penapisan
 2. Telah dikembangkan fitur tandatangan elektronik (TTE)
 3. Pilot project dengan sistem OSS
Ka BPOM belum memiliki sertifikat elektronik (TTE)Pengajuan permohonan sertifikat elektronik (TTE) kepada BSrE (Badan Sertifikat Elektronik) Pusdatin
    Notifikasi Kosmetik (continuous improvement)Telah dilakukan integrasi 2D Barcode dengan Notifikasi Kosmetik-- Pusdatin
    E-payment Sertifikasi GMPTelah dilakukan integrasi e-payment dengan e-sertifikasi-- Pusdatin
    Pengembangan SKE Obat1. Melakukan koordinasi dengan Dit. Registrasi Obat terkait kebutuhan pengembangan SKE Obat
 2. Review kesesuaian sistem e-CPP (Certificate of Pharmaceutical Product) terhadap e-BPOM
Proses penerbitan Surat keterangan Ekspor Obat sudah terakomodir di e-CPP sehingga untuk penggabungan ke e-BPOM membutuhkan koordinasi yang intens dengan Dit. Registrasi Obat, pengembang dan eksportirSementara masih menggunakan e-CPPTahun 2019Pusdatin
    Sertifikasi (Continuous improvement)1. Telah terelektronisasi permohonan CPOB, CPOTB, CPKB, dan CPPOB
 2. Telah terintegrasi dengan sistem OSS
OSS masih terus dikembangkanBerkoordinasi dengan tim OSS di BKPM Pusdatin
    “Cloud Computing”Implementasi cloud computing dilakukan dalam bentuk virtualisasi server, maupun penyimpanan file secara onlineIntegrasi server yang ada dengan storage baru masih terbatasIntegrasi server yang ada dengan storage baru secara menyeluruh diprioritaskan untuk aplikasi layanan publikTahun 2019Pusdatin
     “No one leave behind”Penambahan jaringan LAN baru di Pusat terkait relokasi pegawai, penyiapan email corporate untuk seluruh pegawai BPOMImplementasi email resmi BPOM untuk seluruh pegawai : belum semua pegawia menggunakan email resmi untuk kedinasan, masih ada kendala pengiriman dan penerimaan email karena spam email akibat blasting email dari notifikasi aplikasi- Penjajakan platform baru melalui Sistem Komunikasi Aman (PACE-Pesan Aman Cepat Efektif) untuk mengurangi notiifkasi email pada aplikasi sehingga mengurangi kendala spam email resmi BPOM
 - Sosialisasi penggunaaan email remsi BPOM di Pusat dan UPT BPOM
Tahun 2019Pusdatin
   Meningkatnya penerapan keterbukaan informasi publikDitindaklanjutinya permintaan informasi publik sesuai time linePenerapan kebijakan keterbukaan informasi publik (kemudahan akses seluruh informasi publik BPOM)pada periode Januari-Desember 2018, ULPK Badan POM dan Contact Center telah melakukan layanan informasi publik sebanyak 22.258 layanan, dengn media akses layanan: email 3095 layanan datang langsung 229 layanan telepon 15761 layanan surat 2 layanan SMS 2665 layanan media sosial 450 layanan mobile 3 layanan aplikasi lainnya 53 layanan seluruh layanan telah selesai ditindaklanjutitidak ada (terlaksana)  Biro Humas dan DSP
     Monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik dilakukan secara berkala- Pada 10 Oktober 2018 dilakukan penilaian keterbukaan informasi publik Badan POM oleh KIP, dengan nilai hasil monev yaitu 80,33 (Menuju Informatif 80 – 89,9), terdapat peningkatan bila dibandingkan dengan capaian tahun 2017 termasuk dalam kategori 'cukup informatif' (60-79,9)
 
 '- Pada tanggal 23 November 2018 telah dilaksanakan Rapat Koordinasi Nasional Keterbukaan Informasi Publik
Penerapan keterbukaan informasi publik masih harus ditingkatkan hingga mencapai kategori informatif, melalui peningkatan pada setiap indikator monev yaitu:
 1. Pengembangan
 website 2. Pengumuman informasi 3. Penyediaan Informasi 4.Pelayanan Informasi
pelaksanaan roadmap keterbukaan informasi publik di Badan POM, Yaitu
 1) Sosialisasi SubsiteBB/BPOM 2) Penyerahan Akun admin SubsiteBB/BPOM 3) Up load Konten Subsite BB/BPOM 4) Updating konten subsite BB/B POM (rutin) 5) Monev konten subsite BB/BPOM 6) Penilaian Subsite BB/BPOM
1). Desember 2018
 
 2) 25 Januari 2019
 
 3) 28 Jan- 28 Feb 2019
 
 4) Feb - Des 2019
 
 5) Mei 2019
 
 
 6) Desember 2019
1) Pusdatin
 
 
 2)Pusdatin
 
 
 3) BB/BPOM
 
 
 4) BB/BPOM
 
 
 5) Biro Humas dan DSP
 
 6) Biro Humas dan DSP
   Meningkatnya penerapan sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronikPelaksanaan pengadaan barang dan jasa secara transparan dan akuntabel melalui layanan LPSEPeningkatan kualitas software dan hardware untuk menunjang pelaksanaan pengadaan secara elektronikTelah dilakukan updating SPSE versi 4.3 yang mengakomodir lelang cepatPengguna belum memahami penggunaan aplikasi SPSE 4.3Melakukan sosialisasi aplikasi SPSE versi 4.3Januari 2019Pusdatin
   Meningkatnya penerapan manajemen kearsipan yang handalAkreditasi Unit Kearsipan di BPOM Pusat dan DaerahMonitoring dan evaluasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif di unit kerjaDilakukan pembinaan SDM Kearsipan pada bulan September 2018Waktu pelaksanaan hanya 1 hari karena keterbatasan anggaranAkan dilakukan cakupan yang lebih besar pada tahun 20192019Biro Umum dan SDM
     Pengembangan sistem kearsipan e-archivesSistem kearsipan menggunakan sistem dari ANRI yaitu Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)Belum dilakukan System Integration Test (SIT) dengan User Acceptance Test (UAT)Akan dilakukan koordinasi dengan PusdatinFebruari 2019Biro Umum dan SDM
     Pelaksanaan pemusnahan arsip di seluruh unit kerja sesuai JRATelah dilakukan pemusnahan arsip BBPOM di Denpasar, BBPOM di Mataram, dan 5 (lima) Unit Kerja Pusat tanggal 30 November 2018-- Biro Umum dan SDM
     Penyelamatan arsip organisasi dan arsip vital BPOMMelaksanakan alih media arsip vital (arsip vital Biro Umum seperti sertifikat tanah dengan bangunan)Kinerja alat alih media masih terbatasBerkoordinasi dengan Pusdatin (Perpustakaan)Februari 2019Biro Umum dan SDM
   Meningkatnya penerapan manajemen kearsipan yang handalAkreditasi Unit Kearsipan di BPOM Pusat dan DaerahPenyerahan arsip statis ke ANRIBelum dilaksanakanUnit pengolah arsip statis belum siapAkan dilaksanakan pada Rakernas BPOMMaret 2019Biro Umum dan SDM

Monev RB Penataan Tata Laksana TW III 2018

Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Lingkungan BPOM Triwulan III
Mengacu Peraturan Menteri PANRB Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019 dan
Keputusan Kepala BPOM Nomor HK.04.1.24.08.15.4097 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi BPOM Tahun 2015-2019
         
Sasaran Reformasi BirokrasiArea PerubahanProgramHasil yang DiharapkanUkuran KeberhasilanMonitoring dan evaluasi Kegiatan Triwulan III Tahun 2018
Kegiatan Tahun 2018 (berdasarkan roadmap)Pencapaian/Kemajuan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (RB)
Triwulan III Tahun 2018
Kendala/HambatanRencana Aksi Untuk Mengatasi Kendala/Hambatan
Birokrasi yang efektif dan efisienTata LaksanaPenguatan Tata LaksanaMeningkatnya penerapan sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, cepat, terukur sederhana, transparan, partisipatif, dan berbasis e-GovernmentSeluruh Organisasi BPOM menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 secara konsistenPenerapan SOP oleh seluruh unit organisasiPenerapan SOP oleh seluruh unit organisasi BPOM sesuai Keputusan Kepala BPOM Nomor HK.04.01.1.223.06.18.3195 Tahun 2018 tanggal 22 Juni 2018 tentang Penerapan Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) ISO 9001:2015 BPOM, Diktum Pertama bahwa seluruh Unit Kerja di lingkungan BPOM wajib menerapkan QMS ISO 9001:2015 BPOM.Daftar SOP Mikro yang telah dibuat oleh Unit Kerja Pusat dan Balai Besar/Balai POM saat ini belum dikumpulkan ke Biro Hukum dan Organisasi.Mengirimkan surat permintaan daftar SOP Mikro ke Unit Kerja Pusat dan Balai Besar/Balai POM.
Evaluasi terhadap efisiensi dan efektivitas peta proses bisnis dan SOP secara berkala dan tindaklanjutnya
- Audit Mutu Internal
- Tindakan perbaikan dan manajemen risiko
- Tinjauan Manajemen 
1. BPOM telah melakukan evaluasi terhadap efisiensi dan efektifitas peta proses bisnis dan SOP  secara berkala.
2. Audit Mutu Internal:
a) Diseminasi Pra Audit Internal ISO 9001:2015 pada 30 Juli 2018 diikuti oleh Auditor Internal Unit Kerja Pusat dan Balai.
b) Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015 oleh Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia (PPSDM) pada minggu IV Juli s.d. minggu I Agustus 2018 (3 batch).
c) Audit Mutu Internal Unit Kerja dan Tindakan perbaikan dan manajemen risiko dilaksanakan Agustus s.d. Oktober 2018.
3. Tinjauan Manajemen Unit Kerja dilaksanakan Agustus s.d. Oktober 2018.
1. Kurang tepatnya auditor internal dalam menetapkan status hasil temuan.
2. Kurangnya komitmen Pimpinan Unit Kerja dalam mengikutsertakan auditor dalam pelatihan auditor internal ISO 9001:2015.
3. Kurangnya komitmen beberapa auditor dan auditan dalam pelaksanaan audit sehingga menghambat penyusunan laporan audit internal BPOM yang tepat waktu.
4. Kurang Pemahaman Auditor Internal dan Manajemen Representatif Unit Kerja tentang Manajemen Risiko.
1. Pengawalan, monitoring dan evaluasi implementasi manajemen risiko dari lini pertama (Manajemen Representatif), lini kedua (Auditor Internal), dan lini ketiga (APIP).
2. Peningkatan Kompetensi dan Fungsi Three Lines of Defence dalam Implementasi Manajemen Risiko yang Terintegrasi dengan ISO 9001:2015 pada tanggal 7 – 10 November 2018.
Pelaksanaan audit mutu internal dengan sistem antar Unit Kerja Pusat.
     Surveilan QMS ISO 9001:20151. Penyusunan dan Pembahasan dokumen seleksi umum (KAK dan Kontrak) Resertifikasi ISO 9001:2015.
2. Telah dilakukan seleksi umum pemilihan penyedia jasa Resertifikasi QMS ISO 9001:2015 BPOM sesuai revisi DIPA berdasarkan perubahan OTK (Agustus s.d September).
  
 
    Indeks e-GovernmentE-Registrasi (continuous improvement)E-registrasi Pangan:
1. Telah dikembangkan fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) untuk pendaftaran Bahan Tambahan Pangan (BTP)
2. Telah dikembangkan modul untuk persyaratan KMI/JECFA
3. Telah dikembangkan
self assestment untuk Pagan Olahan Tertentu terhadap 4 juknis penilaian, Cemaran kimia untuk BTP campuran dan BTP perisa (Ajudan)

e-Registrasi untuk Obat Tradisional (ASROT):
1. Telah dikembangkan fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) untuk pendaftaran ekspor baru dan
lowrisk
2. Telah dikembangkan modul pendaftaran ekspor baru
3. Telah dikembangkan modul pendaftaran  OT
lowrisk
4. Telah dilakukan sosialisasi Rancangan Perka terkait
Track and Trace (TTAC) dengan pelaku usaha pada tanggal 6 Juli 2018
5. Telah dilakukan asistensi untuk pemegang sertifikat (Deputi 2) pada tanggal 26 Juli 2018
Belum diimplementasikannya TTE Untuk ASROTMengadakan pertemuan dengan unit terkait untuk pembahasan pelaksanaan implementasi dan sosialisasi
     Notifikasi Kosmetik (continuous improvement)Telah dilakukan pembahasan integrasi 2D Barcode pada tanggal 2 Juli 2018Kesiapan aplikasi Melakukan pembahasan internal unit teknis dan pusdatin
     E-payment Sertifikasi GMP- Telah dilakukan koordinasi dengan unit teknis terkait akses integrasi epayment -Modul Penerimaan Negara Generasi 2 (MPNG2) KemenkeuIntegrasi dengan epayment - MPNG2 masih berprosesakan dilakukan implementasi dan sosialisasi pada pelaku usaha
     Pengembangan SKE Pangan - Disosialisasikan kepada unit teknis terkait dan Balai Besar/Balai POM
'- Penerbitan SKE online untuk produk pangan dengan tanda tangan elektronik TTE. Implementasi terbatas 10 Perusahaan.
kesiapan aplikasi dan pelaku usaha untuk implementasi- Penyempurnaan aplikasi
'- sosialisasi dan advokasi kepada pelaku usaha
     Sertifikasi (continuous improvement)- Disosialisasikan kepada unit teknis terkait dan Balai Besar/Balai POM
'- Penerbitan SKE online untuk produk pangan dengan tanda tangan elektronik TTE. Implementasi terbatas 10 Perusahaan.
- Adanya perubahan SOTK baru sehingga bisnis proses dan elemen data mengalami perubahanMembangun sistem sertifikasi sesuai dengan SOTK baru
     “Cloud Computing”Implementasi cloud computing dilakukan dalam bentuk virtualisasi server, maupun penyimpanan file secara onlineMasih kurang kapasitas penyimpanan file dan back up database dan aplikasiPengadaan storage server dan instalasi dilakukan pad aTW IV
     “No one leave behind”Penambahan jaringan LAN baru di Pusat terkait relokasi pegawai, penyiapan email corporate untuk seluruh pegawai BPOMSudah dilakukan pemasangan jaringan LAN relokasi pegawai di Gedung F, implementasi email masih ada kendala spamMonev implementasi email
Birokrasi yang efektif dan efisienTata LaksanaPenguatan Tata LaksanaMeningkatnya penerapan keterbukaan informasi publikDitindaklanjutinya permintaan informasi publik sesuai time linePenerapan kebijakan keterbukaan informasi publik (kemudahan akses seluruh informasi publik BPOM)Pada periode Juli - September 2018 (triwulan III Tahun 2018),   telah dilakukan layanan informasi melalui ULPK Pusat, Contact CenterHaloBPOM 1500533, Saluran PPID dan LAPOR!SP4Nsebanyak 5466 layanan, dengan media akses sebagai berikut:
1. Telepon: 4159 layanan informasi
2. Email: 651 layanan informasi
3. SMS: 467 layanan informasi
4. Media Sosial: 58 layanan informasi
5. Datang Langsung: 27 layanan informasi
5. Media lainnya (surat, fax, aplikasi HaloBPOM Mobile, kotak saran, Aplikasi lainnya): 8 layanan informasi
--
     Monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik dilakukan secara berkala1. Verifikasi secara harian terhadap layanan informasi melalui aplikasi Sistem Pelaporan Layanan Pengaduan Konsumen
2. Pada periode Juli - September 2018 telah dilakukan Rapat Tim Koordinasi sebanyak 5 (lima) kali yaitu tanggal 4 Juli 2018, 12 Juli 2018, 19 Juli 2018, 3 September 2018, dan 5 September 2018
--
   Meningkatnya penerapan sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronikPelaksanaan pengadaan barang dan jasa secara transparan dan akuntabel melalui layanan LPSEPeningkatan kualitas software dan hardware untuk menunjang pelaksanaan pengadaan secara elektronikTelah dilakukan sosialisasi SPSE versi 4.2 pada 3 s.d 6 Juli 2018 dengan narasumber dari LKPPPengguna belum memahami penggunaan aplikasi SPSE 4.2Melakukan Bimtek aplikasi SPSE 4.2 ke Balai
   Meningkatnya penerapan manajemen kearsipan yang handalAkreditasi Unit Kearsipan di BPOM Pusat dan DaerahMonitoring dan evaluasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif di unit kerjaTelah dilakukan Bimtek dan monev pengelolaan arsip ke 28 Unit kerja di Pusat pada tanggal 17 Mei 2018Belum seluruh unit kerja melakukan pengelolaan arsip sesuai dengan ketentuan dan kaidah kearsipanPendampingan dan asistensi ke unit melalui pengawasan penyelenggaraan kearsipan ke 28 unit kerja BPOM Pusat dengan waktu penyelenggaraan mulai tanggal 23 Juli 2018 s.d. 14 Agustus 2018
      Telah dilakukan Pra Pengawasan Kearsipan ke unit kerja Pusat dan Balai Besar/Balai POM (Pontianak, Palangkaraya, Denpasar)Pra pengawasn kearsipan harus didukung oleh seluruh unit kerja, pemetaan nilai dari hasil pra pengawasan kurang baikUnit kerja perlu dilakukan penataan dan pencatatan arsip aktif dan inaktif, agar nilai hasil pengawasan menjadi baik.
     Pengembangan sistem kearsipan e-archivesTelah dilakukan penyempurnaan instrumen kearsipan Badan POM melalui perjanjian kerjasama dengan Pusat Jasa ANRI  pada awal bulan Maret 2018Pelaksanaan kerjasama tidak dapat dilaksanakan pada TW II karena menunggu penetapan revisi anggaran pada PAGU SOTK BaruSecara paralel tetap berkoordinasi dengan Pusat Jasa ANRI dalam penyempurnaan instrumen kearsipan dan telah dilakukan kesepakatan perjanjian kerjasama pada tanggal 23 Agustus 2018
        MoU dan PKS dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI dilaksanakan pada tgl 23 Juli 2018, pelaksanaan pembhsn revisi instrumen kearsipan selama 120 hari kalender sp 19 November 2018                   
      Menerima aplikasi SIKD dari ANRI dan melakukan uji coba dan telaahan aplikasi untuk digunakan sebagai tools dalam pencatatan arsip aktif dan inaktif, pendistribusiannya, pemberkasannya dan penyusutannya, 2-3 Septemberbelum dimasukkan user, fitur tertentu yang belum ada menambahkan user dan fitur yang mempermudah pengentrian pengelolaan arsip                                            Mengsinkronkan beberapa aplikasi pencatatan surat yang ada di lingkungan BPOM
     Pelaksanaan pemusnahan arsip di seluruh unit kerja sesuai JRATelah dilakukan usulan/rekomendasi persetujuan pemusnahan arsip ke ANRIPelaksanaan pemusnahan arsip saat ini sedang menunggu proses persetujuan pemusnahan dari ANRIPemusnahan arsip 5 Unit Kerja yang telah disetujui ANRI
     Penyelamatan arsip organisasi dan arsip vital BPOMSedang dilakukan identifikasi arsip vital BPOMBeberapa unit kerja yang telah dilakukan pengawasan kearsipan belum menerapkan penyelematan arsip vitalAkan dilakukan pembahasan dengan unit kerja yang menghasilkan arsip vital
     Penyerahan arsip statis ke ANRISedang dilakukan identifikasi terkait Statis Badan POM bersamaan dengan pelaksanaan pengawasan kearsipanBelum semua unit kerja mengetahui arsip statisAkan dilakukan pembahasan dengan unit kerja terkait arsip statis

Monev RB Penataan Tata Laksana TW II 2018

Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Lingkungan BPOM Triwulan II
Mengacu Peraturan Menteri PANRB Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019 dan
Keputusan Kepala BPOM Nomor HK.04.1.24.08.15.4097 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi BPOM Tahun 2015-2019
         
Sasaran Reformasi BirokrasiArea PerubahanProgramHasil yang DiharapkanUkuran KeberhasilanMonitoring dan evaluasi Kegiatan Triwulan II Tahun 2018
Kegiatan Tahun 2018 (berdasarkan roadmap)Pencapaian/Kemajuan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (RB)
Triwulan II Tahun 2018
Kendala/HambatanRencana Aksi Untuk Mengatasi Kendala/Hambatan
Birokrasi yang efektif dan efisienTata LaksanaPenguatan Tata LaksanaMeningkatnya penerapan sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, cepat, terukur sederhana, transparan, partisipatif, dan berbasis e-GovernmentSeluruh Organisasi BPOM menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 secara konsistenPenerapan SOP oleh seluruh unit organisasi1. Sesuai Keputusan Kepala BPOM Nomor HK.04.01.1.223.06.18.3195 Tahun 2018 tanggal 22 Juni 2018 tentang Penerapan Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) ISO 9001:2015 BPOM, Diktum Pertama bahwa seluruh Unit Kerja di lingkungan BPOM wajib menerapkan QMS ISO 9001:2015 BPOM, dan Diktum Kelima bahwa Penerapan QMS ISO 9001:2015 BPOM mengacu kepada Dokumen QMS yang terdiri atas:
a. Level A berupa Manual Organisasi;
b. Level B berupa Standar Operasional Prosedur Makro;
c. Level C berupa Standar Operasional Prosedur Mikro atau Intruksi Kerja; dan
d. Level D berupa dokumen referensi lain.
2. SOP Makro BPOM yang berjumlah 77 (tujuh puluh tujuh) telah ditetapkan Sekretaris Utama BPOM tanggal 22 Juni 2018 dan penerapan SOP Makro tersebut wajib dilaksanakan oleh seluruh Unit Kerja di lingkungan BPOM.
SOP Makro BPOM perlu dijabarkan dalam SOP Mikro sesuai kebutuhan.Penyusunan SOP Mikro BPOM sesuai kebutuhan oleh seluruh Unit Kerja Pusat dan Balai Besar/Balai POM.
Evaluasi terhadap efisiensi dan efektivitas peta proses bisnis dan SOP secara berkala dan tindaklanjutnya
- Audit Mutu Internal
- Tindakan perbaikan dan manajemen risiko
- Tinjauan Manajemen 
1. Badan POM telah melakukan efisiensi dan efektifitas peta proses bisnis dan SOP melalui tinjau ulang terhadap peta proses bisnis, peta sub proses bisnis, peta lintas fungsi dan SOP Makro yang menggambarkan tata hubungan kerja antarunit organisasi berdasarkan persyaratan ISO 9001:2015. Tinjau ulang dilaksanakan mulai Februari s.d. Juni 2018 disesuaikan dengan perubahan organisasi dan tata laksana BPOM (PerPres 80/2017 dan Per BPOM 26/2017) serta PerMenPANRB 19/2018 tentang Penyusunan Peta Bisnis Proses Instansi Pemerintah.
2. Tinjau ulang dilakukan dengan memperhatikan Prinsip SERA (Simplification, Elimination,Reegineering, dan Automation) sehingga yang semula terdapat 15 Peta Proses Bisnis, 71 Peta Subproses Bisnis, 84 Peta Lintas Fungsi, dan 96 SOP Makro berubah menjadi 16 Peta Proses Bisnis, 36 Subproses Bisnis, 56 Peta Lintas Fungsi,  dan 77 SOP Makro ditetapkan melalui Keputusan Kepala BPOM Nomor HK.04.01.1.223.06.18.3195 Tahun 2018 tentang Penerapan Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) ISO 9001:2015 BPOM.
3. Sosialisasi Penerapan QMS ISO 9001:2015 sesuai perubahan Organisasi dan Tata Kerja BPOM (termasuk Proses Bisnis Badan POM) dilakukan tanggal 8 Juni 2018 kepada seluruh Unit Kerja Pusat dan Balai Besar/Balai POM melalui
Vicon dan tanggal 29 Juni 2018 kepada Eselon I, Kepala Unit Kerja Pusat dan Kepala Balai Besar/Balai POM seluruh Indonesia.
4.  Permintaan penyusunan SOP Mikro yang mengacu pada SOP Makro melalui Nota Dinas
Sekretaris Utama Nomor OR.07.2.22.05.18.3793 tanggal 31 Mei 2018 hal Laporan Finalisasi Rancangan SOP Makro BPOM Tahun 2018 dan Permintaan SOP Mikro kepada Kepala Unit Kerja Pusat dan Balai Besar/Balai POM.
5. Penetapan Tim Penjaminan Mutu (
Quality Assurance) ISO 9001:2015 termasuk Auditor Internal unit kerja sesuai dengan perubahan OTK baru melalui Keputusan Sekretaris Utama BPOM Nomor HK.04.02.2.22.06.18.3896 Tahun 2018 tentang Penunjukan Pengelola Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) ISO 9001:2015 BPOM.
1. Tidak semua Auditor Internal mempunyai sertifikat Auditor Internal ISO 9001:2015 yang merupakan sebagai salah satu syarat untuk menjadi auditor internal.
2. Audit Mutu Internal baru dapat dilaksanakan setelah dilakukan Diklat Auditor Internal.
3. Tinjauan Manajemen belum dilaksanakan.
1. Pelaksanaan Diklat Auditor Internal ISO 9001:2015 dilaksanakan pada minggu IV Juli s.d. minggu I Agustus 2018 dalam 3 batch.
2. Audit Mutu Internal dilaksanakan minggu I s.d. II Agustus 2018.
3. Tinjauan Manajemen Unit Kerja dilaksanakan September 2018.
4. Tinjauan Manajemen BPOM dilaksanakan Desember 2018.
     Surveilan QMS ISO 9001:2015Penyusunan dan pembahasan tentang rencana pelaksanaan pengadaan Resertifikasi QMS ISO 9001:2015 BPOM.Seleksi umum pemilihan penyedia jasa Resertifikasi QMS ISO 9001:2015 BPOM belum dapat dilakukan sebelum revisi DIPA berdasarkan perubahan OTK diterbitkan. 1. Seleksi umum pemilihan penyedia jasa Resertifikasi QMS ISO 9001:2015 BPOM dilakukan setelah revisi DIPA berdasarkan perubahan OTK diterbitkan.
2. Pelaksanaan Resertifikasi QMS ISO 9001:2015 BPOM oleh lembaga sertifikasi yang ditetapkan berdasarkan hasil seleksi umum.
    Indeks e-GovernmentE-Registrasi (continuous improvement)E-registrasi Pangan:
1. Telah dikembangkan fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) untuk pendaftaran Bahan Tambahan Pangan (BTP)
2. Telah dikembangkan modul untuk persyaratan KMI/JECFA
3. Telah dikembangkan
self assestment untuk Pagan Olahan Tertentu terhadap 4 juknis penilaian, Cemaran kimia untuk BTP campuran dan BTP perisa (Ajudan)

e-Registrasi untuk Obat Tradisional (ASROT):
1. Telah dikembangkan fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) untuk pendaftaran ekspor baru dan
lowrisk
2. Telah dikembangkan modul pendaftaran ekspor baru
3. Telah dikembangkan modul pendaftaran  OT
lowrisk
4. Telah dilakukan sosialisasi Rancangan Perka terkait
Track and Trace (TTAC) dengan pelaku usaha pada tanggal 6 Juli 2018
5. Telah dilakukan asistensi untuk pemegang sertifikat (Deputi 2) pada tanggal 26 Juli 2018
Belum diimplementasikannya TTE untuk BTPMengadakan pertemuan dengan unit terkait untuk pembahasan pelaksanaan implementasi
     Notifikasi Kosmetik (continuous improvement)Telah dilakukan pembahasan integrasi 2D Barcode pada tanggal 2 Juli 2018Kesiapan aplikasi Mengadakan pertemuan ujicoba aplikasi 
     E-payment Sertifikasi GMP- Telah dilakukan koordinasi dengan unit teknis terkait akses integrasi epayment -Modul Penerimaan Negara Generasi 2 (MPNG2) KemenkeuIntegrasi dengan epayment - MPNG2 masih berprosesAkan dilakukan penggabungan dengan aplikasi e-BPOM
     Pengembangan SKE Obat1. Melakukan koordinasi dengan Dit. Registrasi Obat terkait kebutuhan pengembangan SKE Obat
2. Review kesesuaian sistem e-CPP (Certificate of Pharmaceutical Product) terhadap e-BPOM
Proses penerbitan Surat keterangan Ekspor Obat sudah terakomodir di e-CPP sehingga untuk penggabungan ke e-BPOM membutuhkan koordinasi yang intens dengan Dit. Registrasi Obat, pengembang dan eksportirSementara masih menggunakan e-CPP
     Sertifikasi (continuous improvement)- Sedang dikembangkan sertifikasi untuk CPPOB
- Telah dilakukan sosialisasi dengan mengundang Narasumber dari Kementrian Koordinator Perekonomian dan BKPM pada tanggal 17 Juli 2018
-  Telah dilakukan  pembahasan integrasi sistem Online Single Submission (OSS) dengan Tim OSS pusat pada tanggal 23 Juli 2018
- Adanya perubahan Perka Standar Layanan Publik sehingga mempengaruhi alur bisnis proses pada aplikasi Melakukan konfirmasi alur dari 3 Kedeputian
     “Cloud Computing”Implementasi cloud computing dilakukan dalam bentuk virtualisasi server, maupun penyimpanan file secara onlineMasih kurang kapasitas penyimpanan file dan back up database dan aplikasiPengadaan storage server 
     “No one leave behind”Penambahan jaringan LAN baru di Pusat terkait relokasi pegawai, penyiapan email corporate untuk seluruh pegawai BPOMTerkendala anggaran menunggu revisi DIPA OTK baruDilakukan pemasangan wifi untuk dapat digunakan di ruangan sebelum terpasangnya jaringan LAN
Birokrasi yang efektif dan efisienTata LaksanaPenguatan Tata LaksanaMeningkatnya penerapan keterbukaan informasi publikDitindaklanjutinya permintaan informasi publik sesuai time linePenerapan kebijakan keterbukaan informasi publik (kemudahan akses seluruh informasi publik BPOM)Pada periode April - Juni 2018 (triwulan II Tahun 2018),   telah dilakukan layanan informasi melalui ULPK Pusat, Contact CenterHaloBPOM 1500533, Saluran PPID dan LAPOR!SP4Nsebanyak 3690 layanan, dengan media akses sebagai berikut:
1. Telepon: 2994 layanan informasi
2. Email: 347 layanan informasi
3. SMS: 160 Layanan informasi
4. Datang langsung: 109 layanan informasi
5. Media lainnya (media Sosial, surat,
fax, aplikasi HaloBPOM Mobile, kotak saran, Aplikasi lainnya): 80 layanan informasi
--
     Monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik dilakukan secara berkalaMonitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik dilakukan secara berkala (harian dan bulanan):
1. Verifikasi secara harian terhadap layanan informasi melalui aplikasi Sistem Pelaporan Layanan Pengaduan Konsumen
2. Monitoring bulanan dilakukan pada periode April-Juni 2018: Rapat Tim Koordinasi sebanyak 2 (dua) kali yaitu tanggal 20 Mei 2018 dan 4  Juni 2018 tentang Konfirmasi dan Updating Informasi Kebijakan Terbaru dan Monitoring Tindaklanjut Pengaduan Masyarakat
3.  Rapat Pembahasan Pengelolaan
Subsite PPID pada tanggal 28 Mei 2018 tentang Updating Informasi pada Subsite PPID di Website BPOM
--
   Meningkatnya penerapan sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronikPelaksanaan pengadaan barang dan jasa secara transparan dan akuntabel melalui layanan LPSEPeningkatan kualitas software dan hardware untuk menunjang pelaksanaan pengadaan secara elektronikTelah dilakukan sosialisasi SPSE versi 4.2 pada 3 s.d 6 Juli 2018 dengan narasumber dari LKPPPengguna belum memahami penggunaan aplikasi SPSE 4.2Melakukan Bimtek aplikasi SPSE 4.2 ke Balai
   Meningkatnya penerapan manajemen kearsipan yang handalAkreditasi Unit Kearsipan di BPOM Pusat dan DaerahMonitoring dan evaluasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif di unit kerjaTelah dilakukan Bimtek dan monev pengelolaan arsip ke 28 Unit kerja di Pusat pada tanggal 17 Mei 2018Belum seluruh unit kerja melakukan pengelolaan arsip sesuai dengan ketentuan dan kaidah kearsipanPendampingan dan asistensi ke unit melalui pengawasan penyelenggaraan kearsipan ke 28 unit kerja BPOM Pusat dengan waktu penyelenggaraan mulai tanggal 23 Juli 2018 s.d. 14 Agustus 2018
     Pengembangan sistem kearsipan e-archivesTelah dilakukan penyempurnaan instrumen kearsipan Badan POM melalui perjanjian kerjasama dengan Pusat Jasa ANRI  pada awal bulan Maret 2018Pelaksanaan kerjasama tidak dapat dilaksanakan pada TW II karena menunggu penetapan revisi anggaran pada PAGU SOTK BaruSecara paralel tetap berkoordinasi dengan Pusat Jasa ANRI dalam penyempurnaan instrumen kearsipan dan telah dilakukan kesepakatan perjanjian kerjasama pada tanggal 23 Agustus 2018
     Pelaksanaan pemusnahan arsip di seluruh unit kerja sesuai JRATelah dilakukan usulan/rekomendasi persetujuan pemusnahan arsip ke ANRIPelaksanaan pemusnahan arsip saat ini sedang menunggu proses persetujuan pemusnahan dari ANRIPemusnahan arsip 5 Unit Kerja yang telah disetujui ANRI
     Penyelamatan arsip organisasi dan arsip vital BPOMSedang dilakukan identifikasi arsip vital BPOMBeberapa unit kerja yang telah dilakukan pengawasan kearsipan belum menerapkan penyelematan arsip vitalAkan dilakukan pembahasan dengan unit kerja yang menghasilkan arsip vital
     Penyerahan arsip statis ke ANRISedang dilakukan identifikasi terkait Statis Badan POM bersamaan dengan pelaksanaan pengawasan kearsipanBelum semua unit kerja mengetahui arsip statisAkan dilakukan pembahasan dengan unit kerja terkait arsip statis

Monev RB Penataan Tata Laksana TW I 2018

Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Lingkungan BPOM
Mengacu Peraturan Menteri PANRB Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019 dan
Keputusan Kepala BPOM Nomor HK.04.1.24.08.15.4097 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi BPOM Tahun 2015-2019
         
Sasaran Reformasi BirokrasiArea PerubahanProgramHasil yang DiharapkanUkuran KeberhasilanMonitoring dan evaluasi Kegiatan Triwulan I Tahun 2018
Kegiatan Tahun 2018 (berdasarkan roadmap)Pencapaian/Kemajuan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi
Triwulan I Tahun 2018
Kendala/HambatanRencana Aksi Untuk Mengatasi Kendala/Hambatan
Birokrasi yang efektif dan efisienTata LaksanaPenguatan Tata LaksanaMeningkatnya penerapan sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, cepat, terukur sederhana, transparan, partisipatif, dan berbasis e-GovernmentSeluruh Organisasi BPOM menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 secara konsistenPenerapan SOP oleh seluruh unit organisasiSeluruh unit organisasi telah menerapkan Prosedur operasional tetap (SOP), hal ini dibuktikan dengan:
1) Seluruh unit organisasi telah menerapkan Prosedur operasional tetap (SOP) yang tercantum dalam dokumen Manual Organisasi QMS ISO 9001:2015 BPOM.
2) Dokumen Manual Organisasi yang memuat Referensi Standar Operasional Prosedur sebanyak 96 SOP telah digunakan dan diterapkan pada seluruh aktifitas pengawasan Obat dan Makanan. Penerapan ISO 9001:2015 di BPOM telah ditetapkan berdasarkan Keputusan Kepala BPOM Nomor HK.04.1.23.10.17.1307 Tahun 2017 tentang Perubahan Atas Keputusan Kepala BPOM Nomor HK.04.1.23.05.17.2307 Tahun 2017 tentang Penerapan Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) ISO 9001:2015 BPOM. Berdasarkan Diktum pertama Keputusan tersebut, disebutkan bahwa seluruh Unit Kerja di Lingkungan BPOM wajib menerapkan QMS BPOM.
3) Implementasi sistem manajemen mutu di BPOM dibuktikan dengan diterimanya sertifikat Quality Management System (Sistem Manajemen Mutu) ISO 9001:2015  di 56 (lima puluh lima) unit kerja di lingkungan BPOM yang terdiri atas 1 (satu) BPOM sebagai entitas, 23 (dua puluh tiga) unit kerja pusat, dan 32 (tiga puluh dua) Balai Besar/Balai POM pada tahun 2017 dari TUV SUD Indonesia.
  
     Evaluasi terhadap efisiensi dan efektivitas peta proses bisnis dan SOP secara berkala dan tindaklanjutnya
- Audit Mutu Internal
- Tindakan perbaikan dan manajemen risiko
- Tinjauan Manajemen 
Evaluasi telah dilakukan secara berkala terhadap efisiensi dan efektivitas peta proses bisnis dan SOP yang disesuaikan dengan adanya perubahan restrukturisasi organisasi BPOM melalui:
1) Tinjau ulang pemetaan bisnis proses (business process map), pemetaan pola hubungan (relationship map) dan pemetaan hubungan antarfungsi (cross functional map) pada  semua proses bisnis yang ada di BPOM baik di BPOM pusat maupun Balai Besar/Balai POM mencakup kegiatan utama, kegiatan pendukung dan kegiatan manajemen yang sesuai dengan tugas dan fungsi BPOM berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2017 dan Peraturan BPOM Nomor 26 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja BPOM.
2) Hasil pembahasan terhadap peta bisnis proses merujuk pada prinsip SERA, yaitu penyederhanaan proses (Streamlining/Simplification - S), penghilangan proses yang tidak perlu (Elimination – E), pembuatan proses yang sama sekali baru (Reengineering – R) dan pengotomatisasian proses (automation – A) dan PerMenpan RB Nomor 19 Tahun 2018 tentang Penyusunan Peta Bisnis Proses Instansi Pemerintah.
3) Tinjau ulang tersebut telah dilaksanakan mulai dari Januari s.d. Maret 2018 yang merupakan tindak lanjut Rapat Tinjauan Manajemen bersamaan dengan Rapat Evaluasi Nasional yang dilaksanakan pada tanggal 22 November 2017 di Gorontalo.
4) Dalam setahun dilakukan 2 (dua) kali audit (evaluasi) pada seluruh unit kerja di Badan POM (Pusat dan Balai), yaitu:
-  semester I:  Audit Internal QMS ISO 9001:2015, direncanakan bulan Mei s.d. Juni 2018.
-  semester 2: Audit Surveilan (Audit Eksternal) QMS ISO 9001:2015, direncanakan bulan Juli s.d. September 2018.
--
      5) Telah dilakukan Audit Mutu Internal QMS ISO 9001:2015 pada tanggal 18 s.d. 25 Agustus 2017 sebagai evaluasi untuk menilai kesesuaian dan efektivitas bisnis proses dan SOP dan Audit Surveilan Konversi ISO 9001:2015 pada bulan September s.d Desember 2017. Hasil Audit Internal dan Audit Eksternal ditindaklanjuti dalam Rapat Tinjauan Manajemen bersamaan dengan Rapat Evaluasi Nasional yang dilaksanakan pada tanggal 22 November 2017 di Gorontalo. Rapat Tinjauan Manajemen memuat beberapa hal yaitu:
1. Status tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya;
2. Perubahan atas isu eksternal dan internal yang relevan dengan sistem manajemen mutu;
3. Informasi tentang kinerja dan efektivitas sistem manajemen mutu, termasuk tren dalam:
a. Kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak berkepentingan.
b. Sejauh mana sasaran mutu telah dipenuhi serta pemantauan dan pengukuran hasil.
c. Kinerja proses dan kesesuaian produk dan layanan.
d. Hasil audit dan tindakan perbaikan.
e. Kinerja penyedia eksternal.
4. Kecukupan sumber daya.
5. Efektivitas tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan peluang.
6. Peluang peningkatan.
Hasil rekomendasi Rapat Tinjauan Manajemen tahun 2017 adalah melakukan Kaji ulang Bisnis Proses BPOM berdasarkan perubahan Susunan Organisasi dan Tata Kerja BPOM.
6) Seluruh Unit Kerja BPOM telah dilakukan monitoring evaluasi pengendalian risiko melalui form risk register, mitigasi risiko dan mitigasi plan yang disampaikan kepada Inspektorat.
  
     Surveilan QMS ISO 9001:2015Perolehan sertifikat ISO 9001:2015 bagi Manajemen Puncak BPOM, 23 unit kerja pusat dan 32 UPT Balai Besar/Balai POM berdasarkan hasil audit surveilan konversi ISO 9001:2015 dari lembaga sertifikasi TUV SUD Indonesia, tanggal 27 November 2017.--
    Indeks e-Government   
    E-Registrasi (continuous improvement)Aplikasi E-Registrasi (continuous improvement) telah diselesaikan  
     Notifikasi Kosmetik (continuous improvement)Aplikasi Notifikasi Kosmetik (continuous improvement) telah diselesaikan--
        
     E-payment Pengujian Aplikasi E-payment SKI telah diselesaikan--
      Aplikasi E-payment E-reg OT telah diselesaikan--
         
     Pengembangan SKE OT, KosAplikasi Implementasi Redesign telah diselesaikan--
      Aplikasi Pengembangan SKI Prioritas teah diselesaikan--
      Belum SelesaiKeterbatasan Waktu dan SDMDilaksanakan Tahun 2016
        
        
     SertifikasiAplikasi Penandaan Iklan telah diselesaikan--
      Selesai--
        
     “Cloud Computing”Aplikasi Pemetaan Standard TIK Balai telah diselesaikan--
      Aplikasi MasterPlan TIK telah diselesaikan--
     “No one leave behind”Belum SelesaiKeterbatasan Waktu dan SDMDilaksanakan sampai dengan akhir Tahun 2016
      Aplikasi Jaringan SisPOM telah diselesaikan--
   Meningkatnya penerapan keterbukaan informasi publikDitindaklanjutinya permintaan informasi publik sesuai time linePenerapan kebijakan keterbukaan informasi publik (kemudahan akses seluruh informasi publik BPOM)Informasi publik BPOM dapat diakses melalui:
- website www.pom.go.id
- Contact Center
- ULPK di pusat dan seluruh Balai Besar/Balai POM di Indonesia
- LAPOR!
- PPID
PPID BPOM dijabat secara ex officioPertemuan berkala tim PPID
      Laporan PPID yang ditujukan kepada Komisi Informasi Pusat  
         
   Meningkatnya penerapan sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronikPelaksanaan pengadaan barang dan jasa secara transparan dan akuntabel melalui layanan LPSEMonitoring dan evaluasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronikTelah diterapkan kebijakan pengadaan secara elektronik sesuai dengan Peraturan Presiden dan Peraturan Kepala LKPP- pengelolaan unit LPSE masih Ad Hoc dan TIM pengelola masih tersebar di seluruh unit yang ada.
- pemahaman Pokja & PPK
- Penyusunan Unit pengelola LPSE yang mandiri dan independent
- training dan mentoring pemahaman penggunaan SPSE dan aturan pengadaan Barang/jasa secara menyeluruh
   Meningkatnya penerapan manajemen kearsipan yang handalAkreditasi Unit Kearsipan di BPOM Pusat dan DaerahMonitoring dan evaluasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif di unit kerjaTelah dilakukan survei/ pendataan volume arsip yang memuat daftar arsip aktif dan inaktif pada masing-masing unit kerjaHanya sedikit unit kerja yang menjawab balasan surat dari Biro UmumMengirimkan kembali Surat terkait monev arsip dan inaktif pada bulan Januari 2016
        Melakukan pendampingan ke unit kerja Pusat dan Balai dalam hal penataan arsip aktif dan inaktif
      Penataan Arsip Inaktif telah dilakukan di beberapa Unit KerjaRuangan penyimpanan yang terbatasAkan memfungsikan Gedung I sisi utara untuk ruangan penyimpanan arsip 
     Monitoring dan evaluasi penerapan sistem kearsipan  Mengingat pengalihan fungsi gedung I sisi utara sebagai ruang penyimpanan arsip belum dapat dilaksanakan, maka sebagian arsip aktif unit kerja dipindahkan ke gudang sewa
    Indeks e-GovernmentE-Registrasi (continuous improvement)Melakukan penerapan sertifikat digital dan tanda tangan elektronik untuk aplikasi pendaftaran pangan olahan (e-reg.pom.go.id) sehingga sertifikat yang dikeluarkan oleh aplikasi dapat dijadikan bukti izin edar yang sah. Sertifikat elektronik memangkas jalur birokrasi (NIE langsung diterima oleh pelaku usaha), paperless, dan menjamin keamanan data dan informasi--
    Notifikasi Kosmetik (continuous improvement)Uji coba aplikasi notifikasi redesignMasih ada perbaikan minorMelakukan perbaikan berkoordinasi dengan unit terkait
     E-payment Sertifikasi GMPTelah dilakukan rapat persiapan sosialisasi penggunaan sistem CPOTB e-payment untuk pengajuan Rencana Induk Pembangunan (RIP) belum tersedia karena Perka terkait pembayaran diterbitkan setelah sistem selesai dibangunAkan dibangun tahun 2018 bersamaan dengan adanya pembangunan modul sertifikasi CPOB dan CPPOB
     Pengembangan SKE Obat1. Melakukan koordinasi dengan Dit. Registrasi Obat terkait kebutuhan pengembangan SKE Obat
2. Review kesesuaian sistem e-CPP (Certificate of Pharmaceutical Product) terhadap e-BPOM
Proses penerbitan Surat keterangan Ekspor Obat sudah terakomodir di e-CPP sehingga untuk penggabungan ke e-Bpom membutuhkan koordinasi yang intens dengan Dit. Registrasi Obat, pengembang dan eksportirSementara masih menggunakan e-CPP
     Sertifikasi (continuous improvement)Telah dilakukan pembahasan pengembangan modul sertifikasi CPOB pada tanggal 23 Maret 2018Menyesuaikan alur antar kedeputianmelakukan pembahasan bersama dengan kedeputian terkait
     “Cloud Computing”- Tidak diimplementasikan pada tahun 2018Karena adanya pemotongan anggaran, maka "Cloud Computing" direncanakan dilakukan tahun depanPerencanaan anggaran di tahun 2019
     “No one leave behind”1. Perkuatan Infrastruktur TIK dengan penambahan jaringan LAN sebanyak 500 titik di BPOM Pusat, Progress sampai April 150 titik
2. Penambahan besaran Bandwith internet dari 400Mbps menjadi 800Mbps di BPOM Pusat
1. Anggaran yang tersedia belum sesuai dengan kebutuhan.
2. Renovasi gedung terkait OTK baru
1.Mengusulkan revisi anggaran terkait penambahan titik jaringan
2. Berkoordinasi dengan unit terkait terkait lay-out ruangan
   Meningkatnya penerapan keterbukaan informasi publikDitindaklanjutinya permintaan informasi publik sesuai time linePenerapan kebijakan keterbukaan informasi publik (kemudahan akses seluruh informasi publik BPOM)1. Keputusan Sekretaris Utama BPOM No. HK.04.02.03.18.2647 Tahun 2018 tentang Pembentukan Tim Koordinasi Layanan Pengaduan dan Informasi Masyarakat ULPK dan Contact Center tahun 2018
2. Keputusan Sekretaris Utama BPOM No. HK.PR.04.09.24.03.18.2886 Tahun 2018 tentang Pembentukan Tim  Layanan Pengaduan dan Informasi Masyarakat Unit Layanan Pengaduan Konsumen Balai Besar/Balai POM Tahun 2018
3. Surat Keputusan Koordinator Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi BPOM No. HK.04.1.23.03.18.0059 Tahun 2018 tentang Penunjukan Tim Pelaksana PPID
4. Penyusunan Rancangan SOP POM.08.02 Layanan Informasi dan Pengaduan dan KIE sesuai dengan OTK baru                                                                                                                                 
1. Peraturan Kepala BPOM Nomor HK.03.1.23.08.11.07456 Tahun 2011 tentang Tata Cara Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan BPOM dan Keputusan Kepala BPOM Nomor. HK.04.1.23.04.16.1875 Tahun 2016 tentag Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Badan POM belum menyesuaikan dengan OTK baru 
2. SOP POM.08.02 Layanan Informasi dan Pengaduan dan KIE masih dalam proses finalisasi
 
1. Akan dilakukan koordinasi dengan Biro Hukum dan Organisasi untuk revisi:
a. Peraturan Kepala BPOM Nomor HK.03.1.23.08.11.07456 Tahun 2011 tentang Tata Cara Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan BPOM
b. Keputusan Kepala BPOM Nomor. HK.04.1.23.04.16.1875 Tahun 2016 tentag Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Badan POM
2. Akan dilakukan koordinasi dengan Biro Hukum dan Organisasi untuk percepatan finalisasi SOP
     Monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik dilakukan secara berkala1. Monitoring dan evaluasi data dan informasi publik di website http://www.pom.go.id/ppid/ sehingga up to date, dapat lebih mudah diketahui, dimengerti dan dipahami oleh masyarakat 
2. Pemutakhiran data dan informasi serta perubahan tampilan pada website www.pom.go.id
-Akan dilakukan koordinasi dengan Pusdatin terkait hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik
   Meningkatnya penerapan sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronikPelaksanaan pengadaan barang dan jasa secara transparan dan akuntabel melalui layanan LPSEPeningkatan kualitas software dan hardware untuk menunjang pelaksanaan pengadaan secara elektronik1.Server yang digunakan untuk aplikasi SPSE telah diperbaharui.
2. Pemutakhiran versi terbaru aplikasi SPSE
Pengguna belum memahami penggunaan aplikasi SPSE versi terbaruMelakukan Bimtek aplikasi SPSE versi terbaru ke Denpasar dan Pontianak 
   Meningkatnya penerapan manajemen kearsipan yang handalAkreditasi Unit Kearsipan di BPOM Pusat dan DaerahMonitoring dan evaluasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif di unit kerja1. Telah dilaksanakan monitoring dan evaluasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif di 28 unit kerja Pusat pada 14 Maret - 22 April 2018.
2. Sosialisasi tentang instrumen kearsipan dilaksanakan di Bogor tanggal 19 - 22 Februari 2018 dengan peserta Pengelola Arsip dan TU Unit Kerja Pusat dan Balai.
  
     Pengembangan sistem kearsipan e-archives1. Penyusunan Draft e-Arsip (pengguna Arsip sesuai SOTK baru per April 2018)
2. Rencana Pembahasan Pengembangan e-Arsip per Mei 2018
  
     Pelaksanaan pemusnahan arsip di seluruh unit kerja sesuai JRA1. Hasil Penilaian Tim Penilai Pemusnahan Arsip tahun 2017 dalam proses Persetujuan Arsip Nasional per Maret 2018.
2. Pembahasan revisi jadwal retensi arsip tanggal 23 April 2018.
3. Penyusunan draft revisi Perka Nomor 6 tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas.
  
     Penyelamatan arsip organisasi dan arsip vital BPOM1. Telah dilakukan survei dalam rangka penataan arsip vital oleh Pusat Jasa ANRI tanggal 14 Maret 2018.
2. Perencanaan Penyediaan ruang arsip inaktif di Kawasan Industri Pulogadung seluas 1.080 m linier.
3. Perencanaan pengadaan secure paper kertas berpengaman.
  
     Penyerahan arsip statis ke ANRI1. Pembentukan Tim Penilai Arsip Statis atau Permanen per April 2018
2. Rencana Penyerahan Arsip permanen per Mei 2018